Betriebliche Altersvorsorge: Wie geht die optimale Beratung?

Stephan Seidenfad

Geschäftsführer und Gründer
Experte für die Themengebiete: bAV, Recht & Steuern, kAV, Digitale Lösungen und Absicherung

bAV-Beratung zwischen digitaler Innovation und persönlichem Kontakt

„Hallo, ich bin Buddy, Dein digitaler Berater. Womit kann ich Dir helfen?“ Der Avatar lächelt mich an und sieht auch sonst erst mal nett aus. Buddy hat kurze, braune Haare, große Augen und eine dunkle Nickelbrille. Er trägt einen hellblauen Anzug, eine leicht verdrehte Krawatte und darunter ein weißes Hemd. Freundlich, hilfsbereit, unaufdringlich. Und Buddy wartet geduldig darauf, dass ich ihm meine Frage stelle. Aber – will ich das? Will ich mit Buddy meine Finanzfragen besprechen? Mit ihm überlegen, wie ich mir neben der Rente eine weitere Altersvorsorge aufbaue? Möglichkeiten der betrieblichen Altersvorsorge mit ihm durchsprechen?

Auch wenn Deutschland bei der Digitalisierung nicht gerade als Vorreiter gilt: Digitale Produkte und Dienstleistungen spielen auch bei uns eine zunehmende Rolle. Und an vielen Stellen bieten sie im Alltag gute Lösungen. Videocalls und paralleles Arbeiten an Dokumenten im Internet haben uns an vielen Stellen durch die Pandemie geführt und autonomes Arbeiten von zu Hause möglich gemacht. Alexa spielt nicht nur unsere Lieblingsmusik, sondern liefert uns beim Kochen auch das passende Schritt-für-Schritt-Rezept für Omas Blumenkohlsuppe. Und Chatbots wie Buddy sind für manch jungen Menschen schon jetzt der beliebtere, weil berechenbarere Ansprechpartner als ein Gegenüber aus Fleisch und Blut.    

Wie weit können uns digitale Helfer in Zukunft auch bei komplexeren Sachverhalten dienlich sein? Wo sind sie eine hilfreiche Ergänzung in der Beratung und wo sind ihre technischen und inhaltlichen Fähigkeiten begrenzt? Darüber haben wir mit von Buddenbrock-Geschäftsführer und bAV-Experte Stephan Seidenfad gesprochen und uns die Vor- und Nachteile der persönlichen Beratung vor Ort, von hybriden Modellen und der rein digitalen Beratung angesehen.

Teil I: Die persönliche bAV-Beratung vor Ort

Stephan, wenn man die Werte der von Buddenbrock-Gruppe und Dein persönliches Werte-Verständnis ein bisschen kennt, kann es nicht wirklich überraschen: Dein Favorit in der Beratung ist der persönliche Kontakt. Warum?

Stephan Seidenfad: Wir müssen uns ja immer ehrlich klarmachen, worum es bei Finanzprodukten in der Regel geht. Für die allermeisten von uns sind das eher unsexy Themen, bei denen wir vielleicht noch wissen, dass wir uns damit eigentlich mal beschäftigen müssen – aber auf die eigentlich keiner so richtig Lust hat. Altersvorsorge neben der gesetzlichen Rente, also zum Beispiel betriebliche Altersvorsorge, ist klassisch so ein Thema. Wir wissen, es wäre gut das Thema jetzt anzugehen – aber die Rente ist ja auch noch weit weg, es erscheint erst mal kompliziert und es macht auch erst mal wenig Spaß. Das heißt, bei einer Beratung zur betrieblichen Altersvorsorge, eigentlich zu allen Finanzthemen, geht es um Vertrauen, Sicherheit und gut erklärte Informationen. Und all das bekomme ich sehr viel besser im direkten, persönlichen Gespräch vermittelt. Wenn jemand vor mir sitzt, von dem ich mir ein Bild machen kann und bei dem ich auch einfach direkt nachfragen kann, wenn ich etwas nicht verstehe.

Aber es gibt ja auch viele Informationen schon im Internet.  

Das stimmt, und es schadet auch sicher nicht da vorher schon mal reinzugucken. Aber ich vergleiche das immer gern mit Krankheiten und Dr. Google: Da ist auch viel Wissen und Information im Internet – aber trotzdem geh ich lieber zum Arzt, den ich vielleicht schon lange kenne, der mich und meine Patientenakte kennt, mir Dinge erklären kann und dem ich am Ende eben auch einfach vertraue. Man spricht ja immer auch vom gefährlichen Halbwissen aus dem Internet – und in Finanzfragen ist das tatsächlich gefährlich, weil man sich da einfach auch schnell wirklich verheben kann.

Wie sieht denn die persönliche Beratung für Dich im Idealfall aus?

Also wenn es im ersten Schritt darum geht, mit Geschäftsführern oder Personalern über bAV-Modelle in ihrem Unternehmen zu sprechen, dann ist das glaub ich recht klar. Das ist in der Regel ein Gespräch in kleiner Runde mit den jeweiligen Entscheidern, in einem Besprechungsraum oder in einem Büro. Und dann einfach offen, ehrlich und in Ruhe.
Wenn wir davon sprechen, die Belegschaft zu informieren, dann kommen da noch ein paar andere Dinge zum Tragen. Ich rate als erstes immer dazu, die Beratung in die Dienst- oder Arbeitszeit zu legen. Ansonsten schaffe ich nämlich schon die erste Hürde, wenn ich meine Mitarbeiter zwinge, ihre Freizeit zu opfern, um sich mit der betrieblichen Altersvorsorge auseinanderzusetzen. Da werden die ersten schon sagen „nö, da fahr ich lieber nach Hause zu meiner Familie oder mache andere Dinge“. Andersrum motiviere ich vielleicht dazu, sich das Thema anzuhören, wenn mein Mitarbeiter oder meine Mitarbeiterin dann mal eine Stunde vom Schreibtisch weg oder aus dem Betrieb rauskommt. Und es zeigt auch eine gewisse Wertschätzung meinen Mitarbeitern und dem Thema gegenüber, wenn ich dafür Arbeitszeit freiräume.
Das zweite ist, dass ich meine Mitarbeiter in möglichst homogene Gruppen zusammenfassen würde, wenn ich das im Alltag schaffe. Also alle Ingenieure zusammen, alle Lohnbuchhalter zusammen, alle aus dem produzierenden Betrieb zusammen und so weiter. Dann habe ich oft nämlich auch ähnliche Fragen oder Interessen direkt zusammen und kann das ein bisschen bündeln.   

Wie viel Zeit würdest Du denn dann je Gruppe etwa ansetzen?

Also das schwankt natürlich je nach Komplexität des Systems oder Modells für die betriebliche Altersvorsorge, das die Firma wählt. Ich sage mal grob 30 bis 40 Minuten pro Gruppe. Dann noch mal ein paar Minuten für Fragen. Und wenn dann der erste Schritt getan ist, nämlich die allgemeine Information vermittelt ist, wie im jeweiligen Unternehmen die betriebliche Altersvorsorge angeboten werden soll, dann wird danach das tatsächliche Interesse abgefragt. Also, wer Lust hat, die bAV in Anspruch zu nehmen und wer dann individuell beraten werden will.

Und dann das Ganze nochmal einzeln, oder was?

Naja, nicht von ganz am Anfang. Aber es gibt natürlich Themen, die man nicht vor versammelter Mannschaft besprechen will. Ich lass mich zum Beispiel gerade scheiden oder ich habe einen Pfändungsbescheid. Oder ich will eigentlich den Job wechseln und mein Arbeitgeber weiß das noch gar nicht. Das bespreche ich dann alles persönlich am Tisch, wie vorher mit dem Geschäftsführer, ganz individuell. Dann geht es um die ganz konkrete Situation des Mitarbeiters und man bespricht, was genau Sinn macht. Also, wie viel der oder diejenige übrig hat am Ende des Monats, wie viel davon beziehungsweise wie viel vorher vom Brutto im Alltag verzichtbar ist und entsprechend in die betriebliche Altersvorsorge fließen soll.

Das passiert dann aber außerhalb der Arbeitszeit, oder?

Nein, im Idealfall finden auch diese Gespräche in der Arbeitszeit statt. Das klingt erst mal wieder nach viel verlorener Arbeitszeit für den Arbeitgeber, hat aber denselben Mehrwert wie vorhin schon beschrieben, also Wertschätzung und Motivation. Und, das zeigt auch unsere Erfahrung und dabei helfen wir natürlich auch gern, bei guter Planung ist das ohne große Verluste und Eingriffe in den Alltag völlig machbar.

Was ist denn zusammenfassend der größte Vorteil der persönlichen Beratung?

Der absolut größte Vorteil beruht auf dem Thema „Mensch zu Mensch“. Da spielen dann eben eine ganze Menge Dinge eine Rolle, die digital oder erst recht bei einem Chatbot oder in einem Beratungsvideo oder so verloren gehen. Ich sehe zum Beispiel im Gesicht meines Gegenübers, wenn er unaufmerksam ist. Oder wenn er etwas nicht verstanden hat oder sich mit irgendeinem Sachverhalt unwohl fühlt. Oder ich sehe irgendeine Unsicherheit oder dass sich jemand vielleicht grade nicht traut, eine Frage zu stellen und kann darauf einfach eingehen und das dann von mir ausgehend ansprechen.
Generell muss ich mir als Arbeitgeber mein Ziel immer vor Augen führen: Was will ich mit der betrieblichen Altersvorsorge oder einem anderen Vorsorge-Benefit erreichen? Ich will als Arbeitgeber gut dastehen im Wettbewerb um gute Mitarbeiter, im Idealfall sogar besser dastehen als andere. Und dafür nutze ich professionelle Berater, quasi als neutrale Dritte, die meinen Mitarbeitern professionell vermitteln, was ich mir Geniales für sie ausgedacht habe. Und das geht einfach am allerbesten live, von Mensch zu Mensch, wenn ich auch alle Fragen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beantworten kann. Erst in einer Gruppe und im zweiten Schritt dann ganz individuell.

Gibt’s denn auch Nachteile bei der persönlichen Beratung vor Ort, die Du siehst und auf die man aufmerksam machen muss?

Ja, man muss sich schon klar machen, dass es einen gewissen planerischen Aufwand gibt, wenn man die Beratung persönlich macht. Natürlich erst recht, je größer und komplexer mein Betrieb ist. Ich sollte mir also vorher die Frage stellen, gern auch in Absprache direkt mit uns als Berater, welche Unternehmens-Standorte habe ich? Habe ich Schichtbetrieb und wenn ja wie sieht der aus? Gibt es vor Ort Räume, um eine gewisse Anzahl von Menschen zu versammeln? Und gibt es danach Räume, in denen man dann individuell beraten kann? Insofern ist es schon der Beratungsweg mit dem größten Eingriff in den Betriebsablauf – aber ich hab’s ja schon gesagt: Mit der richtigen Planung und Beratung ist das schon machbar und lohnt sich aus meiner Sicht. Wir haben schon mal, weil es für einen Tarifvertrag wichtig war, über 3000 Leute in sechs Wochen beraten. Wir haben auch mal fast 3000 Leute innerhalb von vier Wochen beraten, weil es darum ging, noch eine Jahresfrist einzuhalten. Das ist machbar, weil wir bei von Buddenbrock die Manpower und die Profis dafür haben. Und natürlich, wenn der Arbeitgeber da entsprechend unterstützt und mitspielt.

Teil II: bAV-Beratung als Hybrid- oder Online-Modell

Lass uns trotzdem mal noch über andere Modelle sprechen – denn Du hast ja eben auch eine Menge Voraussetzungen genannt, für persönliche Beratung. Was ist denn, wenn die nicht gegeben sind?

Es ist ja wie immer im Leben, wenn ich eine neue Aufgabe angehe: Ich gucke als erstes, was der ideale Weg wäre. Und wenn ich irgendwo sehe, ‚Mensch, da hakt es aber an der einen oder anderen Stelle‘, dann muss ich mir dafür die passende Lösung suchen. Und da sind wir dann auch in einem Bereich, in dem eine hybride oder ganz digitale Online-Beratung Sinn machen können.  

Was ist denn eine hybride Beratung genau?

Hybrid ist immer eine Mischform, in unserem Fall eine Mischung zwischen Vor-Ort-Beratung und Online-Beratung. Wenn ich zum Beispiel sage, ich will in meinem Unternehmen nicht dauernd einen fremden Berater rumlaufen haben. Dann kann ich Teile meiner Belegschaft vor Ort beraten lassen, also zum Beispiel die erste, allgemeine Information vermitteln lassen. Und andere Teile, zum Beispiel die individuelle Beratung im Anschluss, kann ich digital machen lassen, zum Beispiel im Videocall. Das kann auch Sinn machen, wenn gar keine passenden, realen Räumlichkeiten für eine individuelle Beratung zur Verfügung stehen oder wenn ich ganz viele Mitarbeiter ohnehin im Homeoffice habe. Dann kann ich die bAV-Beratung aufteilen – und im Extremfall auch sagen, wir machen alles Online, in Video-Meetings beispielsweise.   

Was sind denn die Vorteile davon? Du hast das ja jetzt eher als Alternative abgeleitet, für den Fall, dass eine persönliche Beratung nicht geht.

Der größte Vorteil ist mit Sicherheit, dass es der sehr viel kleinere Eingriff in den Arbeitsalltag ist als die persönliche Beratung. Ich muss keine festen Zeiten einhalten, ich habe keine Anfahrtskosten und -zeiten, weder für die Berater noch für die zu beratenden. Dadurch kann ich theoretisch auch noch individueller beraten. Wir werden ab und zu zum Beispiel auch gefragt, „Hey, ich habe noch Basisrente oder andere Finanzprodukte bei unseren Mitarbeitern im Unternehmen – könnt Ihr da auch noch zu beraten?“ Das ist natürlich in der Arbeitszeit kritisch, weil sehr komplex, geht aber digital ganz flexibel schon eher, weil der Berater natürlich von zu Hause am Schreibtisch ohne Fahrtzeiten schneller mehr Menschen beraten kann. Da habe ich also einen weniger invasiven Eingriff in den Arbeitsalltag, weniger logistischen Aufwand und trotzdem, wenn auch digital, immer noch den Kommunikationsweg Mensch zu Mensch. 

Nach Nachteilen muss ich fast gar nicht mehr fragen, weil Du ja schon gesagt hast, dass Du persönlich besser findest. Aber wenn Du das abwägen würdest, wo landest Du dann in Deiner Bewertung?

Am Ende muss man sich das im Einzelfall genau überlegen und mit dem Arbeitgeber zusammen ehrlich besprechen und entscheiden. Es ist natürlich schön, wenn ich wenig Eingriff in den Unternehmens-Alltag habe und gleichzeitig sehr individuell beraten lassen kann. Aber ich habe auch weniger Kontrolle oder ein weniger genaues Bild davon, was wirklich bei meinen Mitarbeitern ankommt. Wir kennen das aus Videokonferenzen, wenn Kolleginnen und Kollegen die Kamera ausgeschaltet haben. Sind die noch da? Hören die zu oder machen die gerade ganz andere Dinge? Da habe ich also wahrscheinlich viel größere Verluste beim Informationstransfer. Und, das ist einfach ganz menschlich, ich baue auch weniger schnell Vertrauen auf. Bildschirm zu Bildschirm ist halt immer noch nicht Nase zu Nase.
Außerdem kann ich auch nur so weit digital beraten, wie ich technische und intellektuelle Möglichkeiten und Motivation vorfinde. Es gibt eben auch produzierende Betriebe, bei denen die Mitarbeiter nicht so digital unterwegs sind, wie vielleicht in Betrieben, in denen ohnehin viel am Schreibtisch und Online gearbeitet wird. Und wenn ich dann als Arbeitgeber eine Infoveranstaltung anbiete zu einem Benefit, der mir wichtig ist – dann macht das ja keinen Sinn, wenn ich nur die Hälfte meiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter überhaupt erreiche. Deswegen ist es am Ende so, dass ich mir immer den Einzelfall angucke und schaue, wie viel persönliche Beratung vor Ort kriege ich ohne Verluste im Alltag hin und wo ergänze ich eventuell digital. Aber dafür stehen wir natürlich auch zur Verfügung, um das von Anfang an zu begleiten und gemeinsam den besten Weg zu finden.  

Teil III: die komplett digitale Beratung zur betrieblichen Altersvorsorge

Dann lass uns am Ende noch mal in die Zukunft gucken. Es findet gefühlt immer mehr ortsunabhängiges Arbeiten statt. Menschen fahren gar nicht mehr oder nur noch selten ins Büro, arbeiten sogar aus dem Ausland. Neue Konzernzentralen werden kleiner, weil Arbeit immer weiter dezentralisiert wird. Wie siehst Du da die Möglichkeiten einer völlig digitalen Beratung?    

Die Möglichkeiten sind ganz klar da. Und für so Fälle, wie Du sie grade beschreibst, die aber ja auch zum Teil noch in der Erprobungsphase sind, sind die sicher auch spannend. Eine Variante einer voll digitalen bAV-Beratung ist zum Beispiel der Chatbot. Den kennen wie schon von verschiedenen Service-Lines oder großen Versicherungsplattformen, als kleines Pop-Up irgendwo am Bildschirmrand. Und da kannst Du Dich dann mit einer KI, also einer programmierten, künstlichen Intelligenz als Chatpartner, schriftlich austauschen und durchklicken bis zum Abschluss Deiner individuellen betrieblichen Altersvorsorge.
Das andere ist die interaktive Videoberatung, wo aus Arbeitgebersicht im Video zum Durchklicken und aufeinander aufbauend erklärt wird, was Du für eine betriebliche Altersvorsorge abschließen kannst. Und das führt auch in beiden Fällen zum Abschluss. Aber, das muss man aktuell noch festhalten: Momentan ist das vielleicht für etwa ein Prozent des Marktes eine Alternative. Und ich sehe das auch in Zukunft eher untergeordnet, weil da eben nicht so weit Vertrauen aufgebaut werden kann wie im direkten Gespräch. Ich glaube auch, dass man damit weniger gute Überzeugungsarbeit leisten kann. Man erreicht mit so einem Angebot am Ende vor allem diejenigen, die sich ohnehin für das Thema interessieren und sich aus eigenem Antrieb damit beschäftigen. Alle anderen, wo erst mal nötig ist, zu erklären und zu informieren und darüber eine Motivation für das Thema betriebliche Altersvorsorge zu schaffen, die erreiche ich damit gar nicht.  

Heißt, noch mal in wenigen Sätzen: Wo siehst Du da den Nutzen?

Das kann man tatsächlich schnell umreißen: Aus Arbeitgeberperspektive habe ich da keinerlei Aufwand mehr mit, wenn ich das einmal eingerichtet habe. Ich lass das einmal bauen, schalte das scharf und muss dann nur noch meine Mitarbeiter informieren, dass es das gibt. Danach habe ich damit eigentlich nichts mehr zu tun. Und aus Arbeitnehmersicht kann man vielleicht sagen, ich „muss“ nicht mehr mit einem Berater an einen Tisch. Das ist jetzt für mein Verständnis nicht zwingend ein Vorteil – aber es gibt sicher gerade jüngere Menschen, die gar nicht so sehr auf Face-to-Face stehen oder die Sorge haben, dass ihnen da irgendwas aufgeschwatzt wird. Die empfinden so einen Chatbot oder ein gesteuertes System vielleicht tatsächlich als Vorteil.

Ganz zum Schluss vielleicht noch mal Dein Fazit – was ist für Dich die ideale Beratung zur betrieblichen Altersvorsorge?

Also ich hab’s ja ganz am Anfang schon gesagt: Ich war und bin immer ein Fan davon, von Mensch zu Mensch miteinander zu sprechen. Wenn Dir als Arbeitgeber wichtig ist zu transportieren, dass Du einen echten Benefit anbietest, also wirklich Deinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern etwas Gutes tust, ihnen ein wichtiges, aber leidiges Thema abnimmst, Dich kümmern willst, sie gut beraten und für die Zukunft absichern willst – dann ist glaub ich die persönliche Beratung vor Ort, auch mit ein bisschen Aufwand und auch innerhalb der Arbeitszeit, das Mittel der Wahl. Denn das ist ja ein sehr emotionales, menschliches Anliegen und lässt sich einfach von Mensch zu Mensch, im direkten Gespräch, besser vermitteln als über eine KI oder im Videocall.
Genauso wichtig ist es aber, gleichzeitig offen zu sein für andere Wege. Zum einen schon, weil es unterschwellig auch kommuniziert, dass Du als Arbeitgeber und als Unternehmen aufgeschlossen und innovativ bist, offen für moderne Arbeitswege und junge, frische Ideen. Und zum anderen spielt das zukünftig vielleicht wirklich eine größere Rolle. Ich höre zum Beispiel von unseren Beratern immer mehr, dass die Generation Z, also die jüngeren Mitarbeiter in den Unternehmen, schon angerufen werden doof findet. Die hätten lieber eine Nachricht über Whatsapp oder irgendwas Vergleichbares zur Kontaktaufnahme, was so nebenher funktioniert. Das ist jetzt für Beratung eher schwierig, aber da sieht man vielleicht den Trend, dass die nächsten Generationen den Menschen eher schwieriger und sperriger finden als eine KI. Generationen die an diesen ganzen digitalen Weg glauben und damit auch aufwachsen. Und deswegen ist es gut, wenn man auch digital Konzepte hat und Beratung digital anbieten kann. Das tun wir auch – aber Stand jetzt ist das eben noch nicht die Lösung, die die meisten Menschen erreicht.

Dieses Gespräch und viele weitere Gespräche und Infos zur betrieblichen Vorsorge finden Sie auch in unserem Youtube-Kanal „Klartext bAV“. Von Buddenbrock-Geschäftsführer und bAV-Experte Stephan Seidenfad bespricht da kurz und knapp aktuelle Themen und immer wieder auftauchende Fragen zur betrieblichen Altersvorsorge. Schauen Sie gern mal rein und hinterlassen Sie uns ein Feedback.