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Maureen Stum

Gibt es eine Pflicht zur Versorgungsordnung?

Das Wichtigste in Kürze

  • Über eine Versorgungsordnung (VO) können Arbeitgeber die betriebliche Altersvorsorge (bAV) in ihrem Unternehmen regeln.
  • In der transparenten Kommunikationsgrundlage sind unter anderem der Durchführungsweg, Tarif, Versicherer und Berater sowie Förderbausteine aufgeführt.
  • Die Versorgungsordnung bietet sich für Unternehmen ab einer Mitarbeiteranzahl von zehn an.
  • Es besteht keine Pflicht für Arbeitgeber, eine Versorgungsordnung in ihrem Unternehmen zu etablieren. Das Regelwerk ist dennoch sinnvoll.

Was ist eine Versorgungsordnung?

Die Versorgungsordnung ist eine einseitige Arbeitgebererklärung, wie in einem Unternehmen zum Beispiel die Betriebsrente geregelt ist. Die Versorgungsordnung erklärt die Ziele und Motive des Unternehmens im Bereich der betrieblichen Versorgung und Benefits. Sie spiegelt diese an die Arbeitnehmer. Durch dieses individuelle Regelwerk haben Arbeitgeber die Möglichkeit, ihre Haftungsrisiken im Bereich der Betriebsrente minimieren. Zudem können sie damit klare Regeln festlegen – sprich ihre Arbeitgeberrechte – ausüben.

Dabei ist zwischen zwei verschiedenen Ausführungen zu unterscheiden.

  • Zum einen zwischen der Versorgungsordnung, die die arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersvorsorge regelt und
  • zum anderen die Versorgungsordnung, die die durch Entgeltumwandlung finanzierte betriebliche Altersversorgung
  • Für Arbeitgeber ist es auch möglich, die arbeitgeberfinanzierte und die arbeitnehmerfinanzierte bAV in einer einheitlichen Versorgungsordnung zu regeln.

Experten-Tipp: Die Versorgungsordnung als transparente Kommunikationsgrundlage

 „Mit dem Rechtsanspruch auf Entgeltumwandlung hat der Gesetzgeber jedem Unternehmen das Recht zur Gestaltung der betrieblichen Rahmenbedingungen für die eigene Altersversorgung eingeräumt. Die Versorgungsordnung, wie sie heute besteht, ist ein Ergebnis dieser proaktiven Gestaltung durch den Arbeitgeber und schafft eine transparente Kommunikationsgrundlage für die Arbeitnehmer.

Der Vorteil an einer Versorgungsordnung ist, dass wir uns hier im Arbeitgeberrecht befinden. Das bedeutet, der Arbeitgeber legt fest, wie er die Betriebsrente in seinem Unternehmen gestaltet – welcher Versicherer, welcher Durchführungsweg und welches Produkt.”

Stephan Seidenfad, bAV-Experte

Inhalt einer Versorgungsordnung

Mittels der Versorgungsordnung legen Arbeitgeber die Organisation der Betriebsrente fest. Dazu gehören folgende Punkte:

  • welcher Durchführungsweg (in der betrieblichen Altersvorsorge haben Arbeitgeber die Wahl zwischen fünf verschiedenen Durchführungswegen)
  • welcher Versicherer (falls es ein Versicherer sein soll)
  • welche Tarife
  • welche Förderspielregeln
  • welcher Berater
  • den Umgang mit Kündigungen, Beitragspausen, Arbeitgeberwechsel etc.

Warum eine Versorgungsordnung?

Die deutsche Gesetzgebung ist sehr auf die Rechte von Arbeitnehmern ausgelegt. Das gilt auch für die betriebliche Altersvorsorge. Die Rechte, die man als Arbeitgeber hat, sollte man umso mehr ausüben. Eine Versorgungsordnung ist dafür das probate Mittel.

  • Nicht jedes Unternehmen braucht eine Versorgungsordnung. Kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern können grundsätzlich auf eine Versorgungsordnung verzichten und mit jedem Mitarbeiter individuelle Regelungen treffen.
  • Die Festlegung eines Regelwerks für die bAV ist sinnvoll für: Unternehmen mit mehr als zehn Mitarbeitern und Unternehmen, die expandieren möchten.

Der größte Vorteil: 30 Mitarbeiter bedeuten 30 Gespräche zur Betriebsrente und 30 individuelle Verträge. Mit einer Versorgungsordnung pauschalisieren Arbeitgeber die Regelungen einseitig für alle. Auch auf Änderungen in der Betriebsrente können sie per Nachtrag im Regelwerk reagieren. So sind die Anpassungen direkt für alle Mitarbeiter gelöst.

Experten-Tipp: Wer darf eine Versorgungsordnung erstellen?

„Geht es nicht primär um große Summen Arbeitgeberförderung an die Arbeitnehmer, sondern um das Thema Entgeltumwandlung, dann gibt es in der Regel keine Mitbestimmung des Betriebsrates. Arbeitgeber können den Betriebsrat einbeziehen, wenn sie einen haben. Sie können auch eine Betriebsvereinbarung schließen, die die Betriebsrente regelt.

Aber die Versorgungsordnung ist ein simples Stück Papier, das ein Unternehmen selbst erstellt. Wir würden allerdings einen erprobten Rechtsanwalt mit bAV-Expertise oder einen Arbeitsrechtler, der sich inhaltlich eng mit dem bAV-Berater und dem Unternehmen abstimmt, empfehlen.”

Stephan Seidenfad, bAV-Experte

Ist eine Versorgungsordnung Pflicht?

Dass es neben allen Vorteilen keine Pflicht zur Versorgungsordnung gibt, zeigt ein Blick ins Gesetz: Es gibt eine Novellierung des Nachweisgesetzes, die auf der EU-Richtlinie 2019/1152 beruht. Diese besagt, dass Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer hinsichtlich Gehalts-Bestandteilen und Vergütungen umfassend informieren müssen. Das Gesetz ist nicht neu, allerdings kam im August letzten Jahres eine Änderung hinzu: Arbeitgeber müssen Arbeitnehmer in Schriftform über bestimmte Arbeitsbedingungen unterrichten. Bei einem Verstoß sind Bußgelder vorgesehen.

Trotz dieser Änderung gibt es weiterhin keine Gesetzgebung für die Versorgungsordnung. Diese Aussage unterlegte eine Stellungnahme des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales: „Das Nachweisgesetz verpflichtet den Arbeitgeber, seine Beschäftigten schriftlich über die vereinbarten wesentlichen Vertragsbedingungen zu informieren, dazu zählt auch die ´Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts´. Der Arbeitgeber muss demnach über das Arbeitsentgelt informieren, nicht aber darüber, wofür das Arbeitsentgelt von den Beschäftigten im nächsten Schritt verwendet wird. Das Nachweisgesetz ist daher nach Auffassung des BMAS auf Betriebsrenten in der speziellen Form der Entgeltumwandlung nicht anwendbar.“ (Quelle: Stellungnahme des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales zur Thematik: Betriebsrente durch Entgeltumwandlung und Nachweisgesetz)

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Stephan Seidenfad

Geschäftsführer und Gründer Experte für die Themengebiete: bAV, Recht & Steuern, kAV, Digitale Lösungen und Absicherung

Stephan Seidenfad | von Buddenbrock

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