Stephan Seidenfad
Geschäftsführung und bAV-Experte

Digitale bAV-Lösungen

Erst Altlasten analysieren. Dann neu bauen. Für Arbeitgeber, die ihre bAV mit weniger Papier verwalten wollen, ohne bei Haftung und Nachweisen etwas aus der Hand zu geben.

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Das erwartet Sie hier

Wie die digitale bAV Ihre Personalabteilung entlastet, was PensionCare ONEKLICK leistet und was Sie vor der Umstellung klären.

Inhalt dieser Seite
  1. Digitale bAV ohne Haftungslücke
  2. bAV-Verwaltung vereinfachen
  3. Klassische und digitale bAV-Verwaltung im Vergleich
  4. bAV-Software PensionCare ONEKLICK
  5. Altverträge und mehrere Durchführungswege
  6. Einführung der digitalen bAV-Verwaltung
  7. Unsere Empfehlungen
  8. Häufige Fragen zur digitalen bAV-Verwaltung
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Von Maureen Menger
Zuletzt aktualisiert am

Das Wichtigste in Kürze

  • Digitale bAV heißt: Arbeitgeber verwalten Verträge, Meldungen und Dokumente ihrer betrieblichen Altersversorgung auf einer Online-Plattform statt in Ordnern und Excel-Listen.
  • Die Haftung bleibt beim Arbeitgeber: Nach § 1 Betriebsrentengesetz steht er für jede Zusage ein, auch wenn Software, Versicherer oder Berater beteiligt sind.
  • Ein- und Austritte sind der größte Aufwandsposten: 69 % der Mittelständler, die ihren bAV-Aufwand als hoch einstufen, nennen sie als Schwerpunkt.
  • Nicht alles geht papierlos: In Branchen wie Bau, Gastronomie und Gebäudereinigung ist der elektronische Arbeitsvertragsnachweis nach dem Nachweisgesetz ausgeschlossen.
  • PensionCare ONEKLICK bündelt Personalabteilung, Lohnbuchhaltung, Mitarbeiter und Berater auf einer Oberfläche, mit festen Rollen und einem persönlichen Ansprechpartner von von Buddenbrock.

Digitale bAV-Verwaltung: weniger Aufwand, gleiche Verantwortung

Eine digitale bAV-Verwaltung bündelt Ein- und Austritte, Zuschussänderungen und Meldungen an den Versicherer auf einer Plattform statt in Excel-Listen und E‑Mails. Die Haftung nimmt sie Ihnen nicht ab, denn der Arbeitgeber steht für jede Zusage ein (Quelle: § 1 BetrAVG). Ungeprüfte Fehler wandern mit ins neue System. Deshalb beginnt eine gute Digitalisierung mit einer Bestandsaufnahme, nicht mit dem Login. Dieser Artikel zeigt, welche Abläufe sich digitalisieren lassen und was Sie vor der Umstellung klären. Ohne eigene Personalabteilung gilt: Sie melden Änderungen, wir erledigen den Rest. Sie möchten das nicht allein angehen? Wir begleiten Sie von der Analyse bis zur laufenden Verwaltung.

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Neu 2026

  • Seit dem Zweiten Betriebsrenten­stärkungsgesetz ist ein Opting-out per Betriebsvereinbarung auch ohne Tarifvertrag möglich. Voraussetzung: Die Entgelte sind weder tariflich noch üblicherweise tariflich geregelt, und der Arbeitgeber zahlt mindestens 20 Prozent Zuschuss. → Mehr dazu im Abschnitt „bAV-Verwaltung vereinfachen“
  • Seit Juli 2026 dürfen Beschäftigte eine beitragsfrei gestellte Entgeltumwandlung nach jeder entgeltlosen Zeit fortsetzen, nicht mehr nur nach der Elternzeit. → Mehr dazu im Abschnitt „bAV-Verwaltung vereinfachen“
  • 2026 sind Beiträge an Direkt­versicherung, Pensionskasse und Pensionsfonds bis rund 8.000 Euro im Jahr (2026 genau 8.112 Euro) lohnsteuerlich begünstigt. Diese Grenze muss in der Lohnabrechnung hinterlegt sein. → Mehr dazu im Abschnitt „bAV-Verwaltung vereinfachen“

Digitale bAV ohne Haftungslücke: Warum Software allein nicht reicht

Digitale bAV bedeutet: Arbeitgeber verwalten ihre betriebliche Altersversorgung (bAV) auf einer Online-Plattform statt in Ordnern, E‑Mails und Excel-Tabellen. Ein- und Austritte, Beitragsänderungen und Dokumente laufen über eine gemeinsame Oberfläche. Personalabteilung, Lohnbuchhaltung, Beschäftigte und Berater greifen auf denselben Datenstand zu. Eine gesetzliche Definition gibt es nicht. Es ist ein Marktbegriff für Software, die bestehende Pflichten leichter erfüllbar macht.

Am Rechtsrahmen ändert eine Software nichts. Für die betriebliche Altersversorgung gilt das Betriebsrentengesetz (BetrAVG) unverändert. Nach der Einstandspflicht steht der Arbeitgeber für die zugesagten Leistungen ein, auch wenn ein Versicherer, ein Berater oder ein Portal den Fehler verursacht hat (Quelle: § 1 BetrAVG).

Wo Verwaltungsfehler entstehen

Viele Fehler entstehen nicht bei der Einrichtung, sondern im laufenden Betrieb. Der Pflichtzuschuss von 15 Prozent hängt an der tatsächlich eingesparten Sozial­versicherung. Ändert sich das Gehalt, wechselt jemand in Teilzeit oder überschreitet die Beitragsbemessungsgrenze, muss der Zuschuss neu berechnet werden. Bleibt das aus, fehlt Geld im Vertrag (Quelle: § 1a BetrAVG).

Auch Informationen sind ein Haftungsthema. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat entschieden: Gibt der Arbeitgeber Auskünfte zur bAV, ohne dazu verpflichtet zu sein, müssen sie richtig, eindeutig und vollständig sein. Für Portaltexte, Rechner und Chatbots heißt das: Was dort steht, muss stimmen, auch wenn ein Dritter die Inhalte liefert (Quelle: BAG). Mehr zu den Risiken lesen Sie bei der Haftung des Arbeitgebers in der bAV.

Erst Altlasten analysieren. Dann neu bauen.

Eine Plattform bildet nur ab, was vorher eingerichtet wurde. Ein Fehler aus einem alten Rahmenvertrag wandert sonst unverändert ins System. Deshalb gilt bei uns: Erst Altlasten analysieren. Dann neu bauen. Wir prüfen zuerst Versorgungsordnung, Verträge und Zuschusslogik. Erst danach setzen wir die Verwaltung digital auf.

Das funktioniert, weil bei von Buddenbrock fachliche, rechtliche und technische Fragen zusammenlaufen. Finanzen, Recht und Steuern aus einer Hand, seit 2002 unser Mantra. Als Versicherungsexperte für bAV, bKV und Geschäftsführerversorgung betreuen wir Unternehmen jeder Größe, vom kleinen Betrieb bis zum Konzern.

Ihre digitale bAV beginnt mit einer Bestandsaufnahme

Software senkt das Fehlerrisiko, die Haftung bleibt bei Ihnen. Deshalb prüfen wir zuerst Versorgungsordnung, Verträge und Zuschusslogik und setzen erst danach die Verwaltung digital auf. So wandern keine Altlasten ins neue System.

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bAV-Verwaltung vereinfachen: Welche Prozesse sich digitalisieren lassen

Digitalisieren lassen sich vor allem die wiederkehrenden Vorgänge: Ein- und Austritte, Beitragsänderungen, Stammdaten, Zuschussberechnung und Dokumente. Genau dort liegt der Aufwand. In einer Befragung von 202 Entscheidern aus Unternehmen mit 20 bis 500 Mitarbeitern stuft rund jeder vierte Arbeitgeber mit bAV den Verwaltungsaufwand als hoch ein (Quelle: ALH Gruppe und forsa).

Als größten Aufwandsbereich nennen diese Unternehmen Ein- und Austritte (69 Prozent). Es folgen die Datenpflege im Lohn- und Personalsystem (66 Prozent), die Abstimmung mit Versicherer oder Vermittler (60 Prozent) und die Information der Mitarbeiter (53 Prozent). Die Teilgruppe umfasst 45 Unternehmen, die Werte zeigen deshalb eine Tendenz. Sie decken sich aber genau mit den Abläufen, die eine Plattform abbildet.

Aufwand hält Arbeitgeber auch vom Einstieg ab. In der Arbeitgeberbefragung des Bundesarbeitsministeriums nennen 24 Prozent der Betriebe ohne bAV als Grund „zu kompliziert, zu hoher Aufwand“. Insgesamt bieten 43 Prozent der Betriebe in Deutschland eine bAV an (Quelle: BMAS).

Diese Vorgänge erzeugen den meisten Aufwand

Die folgende Übersicht zeigt, welche Vorgänge regelmäßig anfallen und was dabei schiefgehen kann:

VorgangWas zu tun istTypisches Risiko ohne klaren Prozess
EintrittAngebot, Vereinbarung, Meldung an Versicherer und LohnbuchhaltungVertrag startet verspätet, Zuschuss fehlt
GehaltsänderungZuschuss prüfen, Lohnabzug anpassenZuschuss passt nicht mehr zur eingesparten Sozial­versicherung
Entgeltlose ZeitBeitragsfreistellung, später WiederaufnahmeFrist für die Fortsetzung verstreicht
AustrittMeldung an den Versicherer, Unterlagen an den MitarbeiterLetzte Beiträge fehlen, Auskunfts­pflichten bleiben offen
JahreswechselSteuerliche Mitteilung an den VersorgungsträgerFalsche Besteuerung in der Auszahlungsphase

Bei der Gehaltsabrechnung ist die steuerliche Förderhöchstgrenze ein fester Prüfpunkt. Beiträge an Direkt­versicherung, Pensionskasse und Pensionsfonds bleiben bis acht Prozent der Beitragsbemessungsgrenze lohnsteuerlich begünstigt. Das sind rund 8.000 Euro im Jahr (2026 genau 8.112 Euro). Was darüber liegt, muss die Lohnbuchhaltung anders behandeln (Quelle: § 3 Nr. 63 EStG).

Jeder Zuschuss, der vom Gesetz abweicht, ist eine eigene Rechenregel. Laut derselben Studie von ALH Gruppe und forsa zahlen im Mittelstand nur 55 Prozent genau die gesetzlichen 15 Prozent. 26 Prozent zahlen 16 bis 20 Prozent, fünf Prozent einen festen Betrag. Diese Regeln müssen in der Software sauber hinterlegt sein, sonst rechnet sie starr mit 15 Prozent. Mehr zur Berechnung finden Sie beim Arbeitgeberzuschuss.

Experten-Tipp:
Software rechnet den Zuschuss nicht richtig, sondern konsequent

„Die gängige Erwartung lautet: Die Software rechnet den Zuschuss schon richtig. Sie rechnet aber nur die Regel, die jemand hinterlegt hat. Ob pauschal oder spitz gerechnet wird und ob ein Tarifvertrag abweicht, muss vor dem ersten Import feststehen. Mein Rat: Legen Sie die Zuschussregel schriftlich fest, prüfen Sie sie an echten Gehaltsabrechnungen und digitalisieren Sie erst dann.“

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Was sich 2026 geändert hat

Zwei Neuerungen erzeugen 2026 neue Verwaltungsvorgänge:

  • Seit dem Zweiten Betriebsrenten­stärkungsgesetz (BRSG II) können Arbeitgeber ein Opting-out per Betriebsvereinbarung einführen, auch ohne Tarifvertrag. Beim Opting-out wird die Entgeltumwandlung automatisch eingerichtet, Beschäftigte können ihr widersprechen. Voraussetzung: Die Entgelte sind weder tariflich geregelt noch werden sie üblicherweise in einem einschlägigen Tarifvertrag geregelt, und der Arbeitgeber zahlt mindestens 20 Prozent Zuschuss. Das Angebot muss in Textform und mindestens drei Monate vor der ersten Fälligkeit erfolgen (Quelle: § 20 BetrAVG).
  • Seit Juli 2026 gilt außerdem der Anspruch auf Fortsetzung einer beitragsfrei gestellten Entgeltumwandlung nach jeder entgeltlosen Zeit, nicht mehr nur nach der Elternzeit. Die Frist beträgt drei Monate nach dem Ende der entgeltlosen Zeit. Ein Portal sollte deshalb Beginn und Ende solcher Zeiten als eigenen Vorgang führen (Quelle: § 212 VVG).
  • Eine Meldepflicht darf ausdrücklich ein Dienstleister übernehmen: die Mitteilung an die Versorgungseinrichtung, wie die Beiträge steuerlich behandelt wurden. Sie ist spätestens zwei Monate nach Jahresende fällig (Quelle: § 5 LStDV).

Fristen im Überblick

Zusammen mit den bestehenden Pflichten ergeben sich diese festen Termine für die Personalabteilung:

AnlassFristNorm
Angebot beim Opting-out per BetriebsvereinbarungIn Textform, mindestens 3 Monate vor der ersten Fälligkeit§ 20 BetrAVG
Fortsetzung nach einer entgeltlosen Zeit3 Monate nach dem Ende der entgeltlosen Zeit§ 212 VVG
Steuerliche Mitteilung an die VersorgungseinrichtungSpätestens 2 Monate nach Jahresende oder nach Ende des Dienstverhältnisses§ 5 LStDV
Erstmeldung an den Pensions-Sicherungs-Verein (PSV)Innerhalb von 3 Monaten§ 11 BetrAVG
Jahresmeldung an den PSVJedes Jahr bis 30. September§ 11 BetrAVG
Übertragungsverlangen nach dem AusscheidenBis 1 Jahr nach Ende des Arbeitsverhältnisses§ 4 BetrAVG

Jede dieser Fristen gehört als eigener Termin in die Verwaltung, auf Papier genauso wie im Portal. Meldungen an den Pensions-Sicherungs-Verein fallen bei Direktzusage, Unterstützungs­kasse und Pensionsfonds an. Außerdem sind Direkt­versicherungen mit widerruflichem Bezugsrecht oder nach Abtretung beziehungsweise Beleihung meldepflichtig, ebenso Pensionskassen, die keinem Sicherungsfonds angehören (Quelle: § 11 BetrAVG).

Das Übertragungsverlangen gilt nur für Direkt­versicherung, Pensionskasse und Pensionsfonds, nur bis zur Beitragsbemessungsgrenze und nur für Zusagen, die nach dem 31. Dezember 2004 erteilt wurden. Der neue Arbeitgeber erteilt dann eine wertgleiche Zusage, den alten Vertrag muss er nicht fortführen (Quelle: § 30b BetrAVG).


Klassische und digitale bAV-Verwaltung im Vergleich

Der Unterschied liegt weniger in der Technik als im Ablauf. Klassisch erfasst die Personalabteilung einen Vorgang mehrfach: im Lohnsystem, per E‑Mail an den Berater, auf Papier für den Versicherer. Digital wird der Vorgang einmal angelegt und an alle Beteiligten weitergegeben.

AspektKlassische VerwaltungDigitale Verwaltung
ErfassungMehrfach in Lohnsystem, E‑Mail und FormularEinmal, Weitergabe an Lohnbuchhaltung, Berater und Versicherer
DokumenteOrdner und Laufwerke, oft verteiltZentrale Ablage mit Zugriff nach Rollen
ÜberblickExcel-Listen, Stand oft unklarGemeinsamer Datenstand für alle Beteiligten
Information der MitarbeiterRückfragen an die PersonalabteilungEinsicht in eigene Verträge und Dokumente
NachweisSchwer rekonstruierbarVorgänge und Nachrichten bleiben im System nachvollziehbar
HaftungBeim ArbeitgeberBeim Arbeitgeber
GrenzenHoher ZeitaufwandSchriftform und Branchenausnahmen gelten weiter

Beschäftigte wollen beides. In einer Befragung von 1.003 Personen ab 16 Jahren wünschen sich 65 Prozent eine einfache digitale Übersicht über alle Einkünfte im Alter. Zugleich halten 45 Prozent Produkte zur Altersversorgung für zu kompliziert, um sie ohne Hilfe digital abzuschließen (Quelle: Bitkom).

Für Arbeitgeber heißt das: digitaler Zugang ja, persönliche Beratung trotzdem. Eine Plattform beantwortet Standardfragen und zeigt Verträge an. Ob eine Entgeltumwandlung für einen bestimmten Mitarbeiter sinnvoll ist, klärt ein Gespräch mit einem Experten.

Verständlichkeit ist dabei auch eine Frage der Mitarbeiterbindung, denn eine bAV bindet nur, wenn die Belegschaft sie kennt. Im Mittelstand halten 72 Prozent der Unternehmen die bAV für wichtig, um Fachkräfte zu gewinnen und zu binden (Quelle: ALH Gruppe und forsa).

Ein Vorgang von Anfang bis Ende: Elternzeit und Fortsetzung

Den Unterschied im Alltag zeigt ein Beispiel: Ein Mitarbeiter mit Entgeltumwandlung geht in Elternzeit. Während der entgeltlosen Zeit darf er die Versorgung mit eigenen Beiträgen fortsetzen, der Arbeitgeber steht auch dafür ein (Quelle: § 1a BetrAVG). Setzt er nicht fort, wird der Vertrag beitragsfrei gestellt. Daraus entstehen fünf Schritte mit wechselnden Beteiligten:

SchrittWer handeltKlassische VerwaltungDigitale Verwaltung
1. Beginn der ElternzeitPersonalabteilungInformation einzeln an Lohnbuchhaltung, Berater und VersichererVorgang einmal angelegt und an alle Beteiligten weitergegeben
2. BeitragsfreistellungMitarbeiter, Versicherer, LohnbuchhaltungFormular an den Versicherer, Lohnabzug von Hand gestopptWeitergabe an den Versicherer, gleicher Datenstand in der Lohnbuchhaltung
3. Ende der entgeltlosen ZeitPersonalabteilungRückkehrdatum steht in der Personalakte, nicht beim bAV-VorgangRückkehrdatum als Teil des Vorgangs erfasst
4. Fortsetzung der EntgeltumwandlungMitarbeiter verlangt, Versicherer setzt fortFrist von 3 Monaten hängt an einzelnen PersonenFrist als Termin im System geführt
5. Zuschuss prüfenLohnbuchhaltungNeue Berechnung nur, wenn jemand daran denktZuschussregel hinterlegt, Änderung als eigener Vorgang

Kritisch ist die Fortsetzung: Steht das Rückkehrdatum nur in der Personalakte, verstreicht die Frist von drei Monaten unbemerkt (Quelle: § 212 VVG). Kehrt der Mitarbeiter in Teilzeit zurück, ändern sich außerdem die eingesparte Sozial­versicherung und damit der Pflichtzuschuss.


bAV-Software PensionCare ONEKLICK: die Plattform, mit der wir arbeiten

In PensionCare ONEKLICK arbeiten Personalabteilung, Lohnbuchhaltung, Mitarbeiter und Berater auf einer zentralen Oberfläche. Bestehende und neue Verträge verwalten Sie papierlos. Vorgänge werden an die Produktanbieter weitergegeben. Unternehmen unterschiedlicher Branchen und Größen arbeiten bereits damit.

Für Personalabteilung und Lohnbuchhaltung

Für Personalabteilung, Lohnbuchhaltung und Berater sind Aufgaben, Rechte und Rollen klar definiert. Schnittstellen zu Personal- und Lohnprogrammen unterstützen die automatisierte Verwaltung. Die automatisierte Übertragung reduziert manuelle Eingaben und damit mögliche Fehlerquellen. Die Plattform unterstützt Sie bei der Dokumentation und beim Nachweis, dass Sie Ihre Mitarbeiter informiert haben. Die Kommunikation im Portal ist DSGVO-konform, also nach den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gestaltet. Eine rechtskonforme Verwaltung kann keine Software garantieren.

Für Ihre Mitarbeiter

Ihre Mitarbeiter erhalten einen eigenen Zugang zu ihren bAV-Daten. Dort sehen sie ihre Verträge, Dokumente und Kennzahlen: Beitrag, Zuschüsse sowie aktive und inaktive Verträge. Die Versorgungsordnung steht zum Download bereit. Über Nachrichten und eine persönliche Beratungsanfrage erreichen sie ihren festen Ansprechpartner bei uns. Bei der Mitarbeiterkommunikation verbinden wir Portal, Infoveranstaltungen und Einzelgespräche. Hier sind wir in der Marktführung unterwegs.

bAV-Verwaltung outsourcen: Sie wählen, was Sie abgeben

Wie viel Arbeit bei Ihnen bleibt, entscheiden Sie. Je nach gewünschtem Outsourcing-Grad teilen wir die Tätigkeiten transparent zwischen Ihrem Unternehmen und uns auf. Im weitesten Modell geben Sie bei Neuzugängen nur noch die Daten weiter, alles Weitere läuft über uns.

Der Unterschied zu reiner Software liegt in der Verantwortung. Als Versicherungsexperte haften wir für Pflicht­verletzungen in unserer Beratung (Quelle: § 63 VVG). Eine Software haftet nicht. Deshalb steht hinter PensionCare ONEKLICK immer ein fester Ansprechpartner.

Experten-Tipp:
Volle Transparenz ist bei Gehaltsdaten der falsche Ehrgeiz

„Eine gemeinsame Plattform verführt dazu, allen Beteiligten alles freizuschalten. Bei Gehalts- und Versorgungsdaten ist das der falsche Weg. Ich empfehle das Gegenteil: Jede Rolle sieht nur, was sie für ihre Aufgabe braucht, und für jeden Vorgang ist klar, wer ihn auslöst. Die Versorgung der Geschäftsführung schirmen Sie gesondert ab. Halten Sie das Rollenkonzept schriftlich fest, bevor der erste Zugang freigeschaltet wird.“

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Altverträge und mehrere Durchführungswege: Lässt sich Ihr Bestand digital abbilden?

Ein gemischter Bestand lässt sich digital abbilden, aber nur nach einer Bestandsaufnahme. Gerade größere Betriebe führen mehrere Vertragstypen nebeneinander: Betriebe nutzen im Schnitt 1,10 Finanzierungsformen, Betriebe ab 1.000 Beschäftigten 1,71. Für die Privatwirtschaft rechnet die Studie des Bundesarbeitsministeriums zudem mit durchschnittlich 1,19 Anwartschaften je Arbeitnehmer mit bAV (Quelle: BMAS).

Im Mittelstand kommen mehrere Durchführungswege parallel vor. Unternehmen mit 20 bis 500 Mitarbeitern und bAV nutzen zu 87 Prozent die Direkt­versicherung und zu 34 Prozent die Pensionskasse. Die Direktzusage kommt auf 30 Prozent, die Unterstützungs­kasse auf 28 Prozent und der Pensionsfonds auf 23 Prozent (Quelle: ALH Gruppe und forsa 2026). Einen Überblick über alle fünf Durchführungswege finden Sie in unserem Ratgeber.

Was die Durchführungswege für die Verwaltung bedeuten

Direkt­versicherung, Pensionskasse und Pensionsfonds erzeugen vor allem Meldungen an den Versorgungsträger. Bei den insolvenzgeschützten Wegen kommen Meldungen an den Pensions-Sicherungs-Verein hinzu. Welche Wege das sind, steht oben unter „Fristen im Überblick“. Je mehr Wege nebeneinander laufen, desto mehr Meldetermine muss die Verwaltung führen.

Manche Erklärungen lassen sich nicht per Klick abgeben. Eine einfache digitale Unterschrift im Portal erfüllt die gesetzliche Schriftform nicht, die etwa für Pensionszusagen gilt (Quelle: § 126a BGB). Für formfreie Erklärungen wie Änderungsmeldungen reicht sie dagegen in der Regel aus.

Warum eine Digitalisierung ohne Versorgungsanalyse riskant ist

Jedes Unternehmen bringt eine andere Ausgangslage mit: Verträge früherer Berater, Tarifbindung, Zusagen aus verschiedenen Jahrzehnten. Eine Versorgungsanalyse klärt, welche Verträge sauber laufen und wo Zuschüsse oder Klauseln angepasst werden müssen. Wer ungeprüft migriert, digitalisiert die Fehler gleich mit. Diesen Abgleich mit Ihren echten Verträgen können Vergleichsportale und Auskunftstools mit künstlicher Intelligenz nicht ersetzen.

Diese Altlasten suchen wir in der Bestandsaufnahme gezielt, bevor Daten importiert werden:

  • Widerrufliches Bezugsrecht aus einem alten Rahmenvertrag: Scheidet ein Mitarbeiter aus, kann der Arbeitgeber ihn über die ­versicherungsförmige Lösung auf die Leistung aus dem Versicherungsvertrag verweisen. Das setzt ein unwiderrufliches Bezugsrecht und keine Beitragsrückstände voraus (Quelle: § 2 BetrAVG). Wir klären mit dem Versicherer, ob und wie das Bezugsrecht angepasst wird.
  • Zuschuss nach überholter Regel oder starr mit 15 Prozent: Für Vereinbarungen, die vor dem 1. Januar 2019 geschlossen wurden, gilt der Pflichtzuschuss seit dem 1. Januar 2022 (Quelle: § 26a BetrAVG). Abweichende und tarifliche Regeln legen wir vor dem Import schriftlich fest.
  • Entgeltumwandlung ohne nachweisbare Vereinbarung: Beiträge sind nur bis vier Prozent der Beitragsbemessungsgrenze beitragsfrei in der Sozial­versicherung (Quelle: § 1 SvEV). Ohne Vereinbarung fehlt dafür der Nachweis. Wir sammeln jede Vereinbarung vor dem Import und legen fehlende neu an.
  • Fehlende Aufzeichnung pauschal besteuerter Altverträge: Arbeitgeber müssen aufzeichnen, ob vor 2018 mindestens ein Beitrag nach § 40b EStG in der alten Fassung pauschal besteuert wurde (Quelle: § 5 LStDV). Wir gleichen diese Angabe mit der Lohnbuchhaltung ab, bevor sie ins System wandert.
  • Pensionszusage ohne Schriftform: Eine Pensionsrückstellung setzt eine schriftlich erteilte Zusage voraus (Quelle: § 6a EStG). Fehlt sie, wird die Zusage vor jeder Digitalisierung geprüft.
  • Nicht gemeldete Wege beim Pensions-Sicherungs-Verein: Häufig übersehen werden Direkt­versicherungen mit widerruflichem Bezugsrecht oder Abtretung, die nach § 11 BetrAVG ebenfalls meldepflichtig sind. Fehlende Meldungen werden nachgeholt, die Jahresmeldung zum 30. September steht danach als fester Termin in der Verwaltung.

Ob Ihr Bestand vollständig digital abbildbar ist, hängt also an Ihren Verträgen, nicht an der Software. Erst wenn jeder Vertrag mit Weg, Anbieter und Zuschussregel erfasst ist, lässt sich die Verwaltung sauber umstellen.

Lässt sich Ihr bAV-Bestand digital abbilden?

Das hängt an Ihren Verträgen, nicht an der Software. In einer Versorgungsanalyse erfassen wir jeden Vertrag mit Durchführungsweg, Anbieter und Zuschussregel. Auf dieser Grundlage stellen wir Ihre Verwaltung auf PensionCare ONEKLICK um.

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Einführung der digitalen bAV-Verwaltung: Betriebsrat, Datenschutz und Nachweise

Vor dem Start klären Sie drei Dinge: die Beteiligung des Betriebsrats, den Datenschutz und die Form Ihrer Nachweise. In Betrieben mit Betriebsrat ist die Einführung technischer Einrichtungen, die Verhalten oder Leistung der Arbeitnehmer überwachen können, mitbestimmungspflichtig (Quelle: § 87 BetrVG).

Betriebsrat frühzeitig einbinden

Nach der Rechtsprechung des BAG reicht es, wenn eine Software objektiv geeignet ist, Verhalten oder Leistung zu überwachen (Quelle: BAG). Login-Protokolle oder Auswertungen zum Beratungsstand können darunter fallen. Eine Betriebsvereinbarung mit enger Zweckbindung schafft Klarheit: nur Verwaltung der bAV, eine feste Liste von Auswertungen, keine Leistungskontrolle. Regeln Sie die Software getrennt von der Versorgungsordnung, dann bleiben beide Themen sauber.

Datenschutz: Auftragsverarbeitung und Datenschutzbeauftragter

Ein Portal verarbeitet Gehalts- und Personaldaten Ihrer Beschäftigten. Arbeitet ein externer Anbieter damit in Ihrem Auftrag, brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Dazu gehören technische und organisatorische Schutz­maßnahmen sowie eine Regel, was mit den Daten nach Vertragsende passiert (Quelle: Datenschutz-Grundverordnung).

Einen Datenschutzbeauftragten müssen Unternehmen benennen, sobald in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind (Quelle: § 38 BDSG). Im Kleinbetrieb prüft meist der Inhaber selbst, ob Vertrag, Speicherort und Zugriffsrechte passen.

Nachweisgesetz: digital mit Empfangsnachweis, aber nicht überall

Bei einer bAV über einen Versorgungsträger gehören dessen Name und Anschrift in den Nachweis der Arbeitsbedingungen. Seit 2025 darf dieser Nachweis in Textform elektronisch übermittelt werden, wenn er speicherbar und druckbar ist und der Arbeitgeber einen Empfangsnachweis anfordert. Verlangt der Arbeitnehmer die Schriftform, muss der Arbeitgeber sie unverzüglich nachreichen (Quelle: § 2 NachwG).

Für bestimmte Branchen gilt diese Erleichterung nicht. Ausgenommen sind die Wirtschaftszweige nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, darunter Bau, Gaststätten und Beherbergung, Spedition und Logistik, Gebäudereinigung und das Wach- und Sicherheitsgewerbe (Quelle: § 2a SchwarzArbG). In diesen Betrieben bleibt dieser Teil der Dokumentation auf Papier mit Unterschrift.

So läuft die Umstellung ab

Für die Umstellung empfehlen wir diese Reihenfolge:

  • Bestandsaufnahme aller Verträge, Versorgungsordnungen und Zuschussregeln
  • Klärung von Betriebsvereinbarung, Auftragsverarbeitung und Rollen
  • Übernahme der Mitarbeiterdaten und Anbindung der Lohnbuchhaltung
  • Information der Belegschaft über Portal und Infoveranstaltung
  • Start der laufenden Vorgänge mit festem Ansprechpartner

Wie lange das dauert, hängt von Größe, Betriebsrat und Branche ab. Ein Kleinbetrieb ohne Betriebsrat ist schneller startklar als eine Unternehmensgruppe mit mehreren Gesellschaften. In beiden Fällen gilt: Wer die Fragen vor dem Start klärt, vermeidet einen Stopp mitten in der Einführung.

Ihr Fahrplan für die digitale bAV-Verwaltung

Betriebsrat, Auftragsverarbeitung, Nachweisform, Anbindung der Lohnbuchhaltung: Im bAV-Gespräch klären wir, was Ihr Unternehmen liefern muss und in welcher Reihenfolge. Danach begleiten wir Sie von der Bestandsaufnahme bis zur laufenden Verwaltung über PensionCare ONEKLICK.

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Unsere Empfehlungen

Welche digitale Lösung passt, entscheidet vor allem die Struktur Ihres Unternehmens. Die Haftung ist überall dieselbe, der Weg dorthin nicht. Unsere Einschätzung aus der Beratung, nach Unternehmensgröße und Branche:

Kleinbetrieb bis 19 Mitarbeiter

Hier geht es selten um Technik, sondern um die Frage, wer was tut. Oft rechnet der Steuerberater die Löhne ab, eine Personalabteilung gibt es nicht. Wir empfehlen einen hohen Outsourcing-Grad: Sie melden Änderungen, wir erledigen den Rest.

Mittelstand mit 20 bis 499 Mitarbeitern

Im Mittelstand liegt der Hebel bei den Altlasten. Verträge mehrerer Versicherer, Zusagen früherer Berater und abweichende Zuschussregeln laufen oft nebeneinander. Wir empfehlen, zuerst den Bestand zu ordnen und dann die Lohnbuchhaltung über Schnittstellen anzubinden. Den Betriebsrat und den Datenschutzbeauftragten holen Sie am besten vor dem ersten Datenimport an den Tisch.

Konzern und Unternehmensgruppe

In einer Gruppe ist jede Gesellschaft eigener Arbeitgeber. Einstandspflicht, Lohnkonto und Meldungen an den Pensions-Sicherungs-Verein laufen je Gesellschaft getrennt (Quelle: § 11 BetrAVG). Die Plattform muss mehrere Arbeitgeber sauber trennen. Sieht eine zentrale Personalabteilung die Daten aller Gesellschaften, braucht das eine eigene Rechtsgrundlage und ein klares Rollenkonzept.

Branchen mit Schichtbetrieb und ohne PC-Arbeitsplatz

In Bau, Gastronomie, Logistik oder Gebäudereinigung erreicht ein Portal allein die Belegschaft nicht. Viele Mitarbeiter haben keinen Büroarbeitsplatz und keine Firmen-E‑Mail. Wir empfehlen hier Portal plus Präsenz: Infoveranstaltungen im Schichtwechsel, Beratungstage vor Ort und die Verwaltung im Hintergrund digital.

Checkliste: Fragen vor der Wahl einer bAV-Software

Diese Fragen sollte jeder Anbieter digitaler bAV-Verwaltung beantworten können:

  • Welche Durchführungswege und welche Versicherer bildet die Plattform ab?
  • Lassen sich tarifliche und vom Gesetz abweichende Zuschussregeln hinterlegen?
  • Wer sieht welche Daten, und wie sind Rollen und Rechte geregelt?
  • Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und wo werden die Daten gespeichert?
  • Erhalten Sie bei Vertragsende alle Verträge, Dokumente und Nachweise als Export?
  • Wer übernimmt welche Meldung, und wer haftet für die Beratung?

Experten-Tipp:
Nicht die Plattform mit den meisten Funktionen gewinnt

„Bei der Auswahl zählen oft lange Funktionslisten. Ich frage zuerst nach Ihrer Struktur: Wie viele Gesellschaften, gibt es einen Betriebsrat, arbeitet Ihre Belegschaft am PC? Daraus folgt, wie viel Portal und wie viel Beratung vor Ort Sie brauchen. Regeln Sie außerdem das Ende gleich am Anfang: Ein vollständiger Datenexport bei Vertragsende gehört in den Vertrag, denn Ihre Nachweise müssen Jahrzehnte halten.“

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Stephan Seidenfad · Geschäftsführung und bAV-Experte

„Finanzen, Recht und Steuern aus einer Hand, das ist seit 2002 unser Mantra. Wir analysieren immer erst die Altlasten. Dann bauen wir neu.“

Seit 2002 berät Stephan Seidenfad Unternehmen zur betrieblichen Altersversorgung, 2004 hat er von Buddenbrock mitgegründet. Über 1.000 Firmenkunden, vom 30-Mann-Betrieb bis zum Konzern mit 55.000 Mitarbeitern.

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Häufige Fragen zur digitalen bAV-Verwaltung

Was bedeutet digitale bAV-Verwaltung, und was ist bAV-Software?

Digitale bAV-Verwaltung heißt: Personalabteilung, Lohnbuchhaltung, Beschäftigte und Berater wickeln die laufenden Vorgänge der betrieblichen Altersversorgung (bAV) in einer gemeinsamen Software ab statt in Ordnern und Excel-Listen. bAV-Software ist die Technik dahinter, mit Vertrags­verwaltung, Schnittstellen zu Lohnprogrammen und einem Zugang für Beschäftigte. Eine gesetzliche Definition gibt es nicht, die Pflichten des Arbeitgebers bleiben unverändert.

Welche Arten digitaler bAV-Lösungen gibt es?

Am Markt lassen sich vier Typen unterscheiden:

  • Versicherer-Portale verwalten nur die Verträge des jeweiligen Versicherers, dafür oft kostenlos.
  • Portale von Beratern führen Verträge mehrerer Versicherer zusammen.
  • Verwaltungsdienstleister mit Portal übernehmen zusätzlich Meldungen und Vorgänge.
  • Lohn- und Personalsoftware führt Stammdaten und Abrechnung. Ob sie die Vertragslogik der bAV abbildet, ist im Einzelfall zu prüfen.
Wann lohnt sich eine digitale bAV-Verwaltung, und ab welcher Unternehmensgröße?

Eine feste Größenschwelle gibt es nicht. Entscheidend ist der Aufwand: die Zahl der Verträge, Durchführungswege und Vorgänge, nicht allein die Mitarbeiterzahl. Ein kleiner Betrieb mit Verträgen bei mehreren Versicherern kann mehr Aufwand haben als ein größerer mit einheitlichem Vertragstyp.

Wie sehen die Preisstufen bei bAV-Software aus und was ist im Preis enthalten?

Die Preisstufen folgen dem Leistungsumfang. Versicherer-Portale kosten für eigene Verträge oft nichts. Software ohne Service bietet Plattform, Rechner und Ablage, bei Software mit Service bearbeitet der Anbieter zusätzlich Vorgänge, bei der Vollauslagerung übernimmt er die laufende Verwaltung. Abgerechnet wird pro Vertrag oder pro Mitarbeiter und Monat.

Was kostet das Onboarding einer bAV-Software?

Einmalkosten für Einrichtung, Datenübernahme und Schulung weisen Anbieter oft nicht öffentlich aus. Fragen Sie deshalb vor Vertragsschluss, was die laufende Gebühr enthält und was gesondert berechnet wird. Das betrifft vor allem Einrichtung, Übernahme von Altdaten aus Papierakten, Schnittstellen zu Lohn und Personal und den späteren Export. Rechnen Sie außerdem die interne Arbeitszeit für Datenaufbereitung und Abstimmung ein. Sie ist meist größer, als die Gebührenliste vermuten lässt.

Wie lange dauert das Onboarding einer bAV-Software?

Eine belastbare Erhebung zur Dauer gibt es nicht. Anbieter werben mit Zeiträumen von wenigen Tagen bis zu 14 Tagen, meinen damit aber meist die technische Einrichtung, nicht die Aufarbeitung Ihres Bestands. Mehrere Durchführungswege, Verträge verschiedener Anbieter, Papierakten und ein spät eingebundener Betriebsrat oder Datenschutz verlängern die Einführung. Welche Dauer für Ihr Unternehmen realistisch ist, zeigt erst die Bestandsaufnahme.

Welche Vorteile hat eine Cloud-Software für die bAV, und worauf müssen Arbeitgeber achten?

Eine Cloud-Lösung läuft im Browser, braucht keine Installation und lässt sich von Personalabteilung, Lohnbüro, Beratern und Beschäftigten gleichzeitig nutzen. Wartung und Updates liegen beim Anbieter. Gemessene Vorteile gegenüber lokaler Software hat bisher niemand erhoben.

Die Kehrseite: Sie geben Personal- und Gehaltsdaten an einen Dienstleister. Nötig ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Klären Sie außerdem Hosting-Standort, Unterauftragnehmer, Datenübermittlung außerhalb der EU, Zertifikate wie ISO 27001 und das Löschkonzept.

Wie arbeitet eine bAV-Plattform mit unserer Lohn- und Personalsoftware zusammen?

Das hängt von Ihren konkreten Systemen ab. Schnittstellen laufen in drei Richtungen: zwischen Lohn- und Personalsystem und Plattform, zwischen Plattform und Versicherer sowie zwischen Plattform und Beschäftigten. Nicht jede Anbindung ist eine laufende Verbindung, teils werden nur Dokumente übermittelt. Fragen Sie deshalb nach der Art der Schnittstelle und danach, wie Änderungen in beide Richtungen übernommen werden.

Was passiert bei einem Anbieter- oder Beraterwechsel mit unseren Daten und Nachweisen?

Das regelt der Vertrag, deshalb gehört die Antwort vor den Start. Zusagen und Vereinbarungen müssen Sie über Jahrzehnte nachweisen können, denn das Stammrecht verjährt erst nach 30 Jahren. Vereinbaren Sie ein Exportrecht in Standardformaten, die Rückgabe oder Löschung der Daten nach Vertragsende und die Mitwirkung des Anbieters bei der Übernahme in ein neues System.

Ihre bAV-Verwaltung. Einmal sauber aufgesetzt.

Wir prüfen Ihren Bestand, bevor etwas digitalisiert wird, und begleiten die Umstellung bis zur laufenden Verwaltung.

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Anständig. Klar. Vorausschauend.

Entgeltumwandlung Bei der Entgeltumwandlung zahlen Arbeitnehmer einen Teil ihres Bruttoeinkommens in eine betriebliche Altersversorgung. Dadurch verringert sich das zu versteuernde Einkommen, wodurch Arbeitnehmer Steuern- und Sozialabgaben sparen. Beitragsbemessungsgrenze Die Beitragsbemessungsgrenze ist eine Rechengröße, die festlegt, bis zu welchem Betrag das Einkommen von gesetzlich Versicherten zur Beitragsberechnung der gesetzlichen Sozialversicherungen herangezogen wird. Es gibt verschiedene Werte für die Kranken- und Rentenversicherung.
Das Team von von Buddenbrock auf einer Dachterrasse

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