Die optimale Umsetzung der bAV: in 7 Schritten zum Ziel

Das Wichtigste in Kürze

• Die betriebliche Altersvorsorge (bAV) ist ein Konzept, das sich mit Kommunikation, rechtlicher Haftung, Lohnoptimierung und Mitarbeiterbindung/ Mitarbeiterfindung befasst.
• Bei der optimalen Umsetzung der bAV spielen viele Faktoren eine Rolle, beginnend bei der Analyse über die Entwicklung eines individuellen Konzepts bis zur Kommunikationsstrategie und Umsetzung.
• Die Komplexität erfordert zudem ein Zusammenspiel aus verschiedenen Fachbereichen. Unsere Experten haben sich auf die Optimierung von Altlasten in der bAV und die Implementierung der bAV als Corporate Benefit spezialisiert.
• Zu den Kerngebieten gehören unter anderem die Neueinrichtung und Modernisierung von bAV-Versorgungswerken sowie die Digitalisierung von Betriebsrenten.

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Der optimalen Umsetzung der bAV

Schritt 1: Analyse

Unser Fokus liegt in der Erfassung von vorhandenen Lösungen, der Analyse von Schwachpunkten und der Entwicklung von Optimierungen. Der wichtigste und zugleich erste Schritt ist die Analyse. Hier ermitteln wir den Status Quo sowie die Ziele unserer Kunden. 

Da die Betriebsrente bereits seit dem 19. Jahrhundert existiert, stoßen Berater in Unternehmen oft auf veraltete Systeme oder solche aus den frühen 2000er-Jahren, die nicht optimal betreut und aktualisiert wurden. Wir analysieren den aktuellen Stand und ermitteln, welche gezielten Maßnahmen erforderlich sind, um das System effizient zu optimieren.

Schritt 2: Das Zusammenspiel aus Finanzen, Recht und Steuern

Herausforderungen

Arbeits- und Steuerrecht: Wenn Arbeitgeber die Betriebsrente fördern, tangieren sie zwangsläufig das Arbeitsrecht. Je nach gewähltem Durchführungsweg der betrieblichen Altersvorsorge sind sie zudem mit steuerrechtlichen Aspekten konfrontiert. Die Maßnahmen, die im Zusammenhang mit der Betriebsrente ergriffen werden, beeinflussen in einigen Durchführungswegen außerdem die Bilanz und die potenzielle Haftung des Unternehmens (z.B. Einstandspflicht des Arbeitgebers).

Auswirkungen auf die Bilanz: Im Bereich der Pensionszusagen, Pensionsfonds oder auch der pauschal-dotierten Unterstützungskassen stimmen die bereitgestellten Deckungsmittel häufig nicht mit den Verpflichtungen aus der Betriebsrente überein. Dies kann einen maßgeblichen negativen Einfluss auf die Passivseite der Bilanz haben.

Die Absicherung von Gesellschafter-Geschäftsführern: Eine weitere Besonderheit ist die Absicherung von Gesellschafter-Geschäftsführern. Oft sind Gesellschafter-Geschäftsführer von der Beitragspflicht zur gesetzlichen Rentenversicherung befreit. Besteht eine Rentenversicherungspflicht, sind sie in der Regel nur unzureichend abgesichert, weil Beiträge über der Beitragsbemessungsgrenze nicht mehr rentenwirksam sind. Bei Gesellschafter-Geschäftsführern oder Vorständen spielen zusätzlich das Gesellschaftsrecht sowie entsprechende Gesellschafterbeschlüsse eine Rolle.

Unser Lösungsansatz

Im nächsten Schritt prüfen wir die rechtlichen Rahmenbedingungen sorgfältig. Als Berater oder Makler dürfen wir diese Aufgabe jedoch nicht eigenständig übernehmen. Der richtige Ansatz besteht darin, einen auf die bAV und Arbeitsrecht spezialisierten Anwalt oder zertifizierten Rechtsberater hinzuzuziehen. Gemeinsam können wir sicherstellen, dass alle relevanten rechtlichen Aspekte berücksichtigt werden und identifizieren, welche rechtlichen oder steuerlichen Fachkenntnisse erforderlich sind.

Schritt 3: Konzept

Im Anschluss erfolgt die Erstellung eines maßgeschneiderten Konzepts. Nachdem wir den Status Quo – die möglichen Schwachstellen bei Haftung, Kommunikation, Administration, Produktqualität und Digitalisierung – herausgearbeitet haben schlagen wir dem Unternehmen Lösungen und Optimierungen vor. Gemeinsam mit der Unternehmensleitung oder, je nach Unternehmensgröße, der Personalleitung, definieren wir anschließend konkrete Ziele. Um alle Beteiligten einzubeziehen, werden auch der Betriebsrat und die Führungskräfte frühzeitig in den Prozess eingebunden.

Schritt 4: Implementierung

Sobald das Konzept feststeht, folgen diese Schritte:

Effektive Kommunikation: a. Wie erreichen wir die Beschäftigten? (vor Ort, per Video-Event, persönliche Beratung oder digital?) b. Wie schaffen wir das notwendige Problembewusstsein? c. Wie können wir die gemeinsamen Ideen von Arbeitgeber und uns bestmöglich präsentieren? d. Im Anschluss übernehmen wir die Information, Beratung und Betreuung.

Zielsetzung: optimale Versorgung der Beschäftigten, positiver Benefit mit starker Bindungs- und Anziehungskraft, Stärkung der Unternehmensdarstellung, effektive Integration in Recruiting und Mitarbeiterbindung, maximale Erlebbarkeit, minimierte Haftung und reduzierter Verwaltungsaufwand durch Digitalisierung

Schritt 5: Kommunikation & Verwaltung

Das beste Benefit-Modell ist nur so gut, wie die Kommunikationswege ins Unternehmen. Die Begeisterung beginnt dabei bei der Unternehmensleitung. Sobald diese den Mehrwert eines betrieblichen Versorgungssystems versteht, einen Nutzen darin sieht und soziale Verantwortung übernehmen möchte, beginnt der eigentliche Beratungsprozess.

In diesem Rahmen geht es um die Entwicklung einer passenden Kommunikationsstrategie und die Information der Arbeitnehmer über die Vorteile der betrieblichen Altersversorgung. Dabei liegt der Schwerpunkt auf der Herausforderung, Begeisterung zu wecken, die Mitarbeiter mitzunehmen und ihnen den konkreten Nutzen zu verdeutlichen.

In größeren Firmen binden wir die drei wichtigsten Entscheidungsinstanzen für die Verbreitung der bAV, die Personalabteilung, die Lohnbuchhaltung und – sofern vorhanden – den Betriebsrat, ein, um zu erklären, wie sie die bAV als Benefit nutzen und transportieren können. Dabei stehen eine klare Problem-Sensibilität, einfache Lösungswege und ein minimaler Aufwand in den Abteilungen im Fokus.

Schritt 6: Digitalisierung

Die Digitalisierung der bAV revolutioniert die Verwaltung und Kommunikation von Versorgungsleistungen. Durch den Einsatz digitaler Plattformen und Tools können Unternehmen Prozesse effizienter gestalten, Verwaltungskosten senken und eine höhere Transparenz für die Arbeitnehmer schaffen. Digitale Lösungen ermöglichen es, bAV-Angebote individuell und flexibel anzupassen, Arbeitsschritte und Administration deutlich zu vereinfachen (teils zu automatisieren) sowie schneller auf gesetzliche Änderungen zu reagieren. Mehr zu den digitalen Lösungen der bAV

vB-PensionCare ist die Komplettlösung für die Verwaltung und Übersichtlichkeit von betrieblichen Versorgungslösungen. Mit vB-PensionCare erhalten Unternehmen, Arbeitnehmer und Berater einen Überblick sowie eine voll digitale Handhabe der betrieblichen Altersversorgung. Durch moderne Schnittstellenlösungen zu Systemen wie Personio, Datev und SAP wird die Verwaltung der bAV vereinfacht.

Schritt 7: nachhaltiger Service

Ein nachhaltiges Servicekonzept ist der Schlüssel zum Erfolg. Bei der betrieblichen Altersversorgung handelt es sich um ein langanhaltendes Modell, das durch Änderungen in der Gesetzgebung, bei den Rahmenbedingungen oder im Weltgeschehen immer wieder Einflüsse erfährt. Hier darf ein kurzfristiger Service durch einen Berater nicht der Anspruch sein.

In der Praxis eines Beraters ist die Fähigkeit, Begeisterung zu wecken, von zentraler Bedeutung. Dabei muss er flexibel auf die verschiedenen Gruppen im Unternehmen eingehen: Die Beratung der Chefetage unterscheidet sich von der eines Fertigungsteams, das mittlere Management wird anders angesprochen als ein Ingenieurteam. Bei heterogenen Gruppen ist es wichtig, sich entsprechend anzupassen und den individuellen Bedarf klar zu vermitteln.