Stephan Seidenfad
bAV-Experte und Geschäftsführung
15 Prozent Pflichtzuschuss, der sich über die Sozialabgabenersparnis refinanziert: Wie kleine und mittlere Unternehmen die betriebliche Altersvorsorge rechtssicher einführen – ohne eigene Personalabteilung.
Persönlich, vernetzt, auf Augenhöhe. Kein Callcenter. Kein Vertreterwechsel. Sondern ein fester Ansprechpartner, der Ihre Situation kennt – heute und in zehn Jahren.
Das erwartet Sie hier
Sie erfahren, welche Pflichten Arbeitgeber bei der bAV haben, was sie wirklich kostet und welche Lösung zu Ihrer Betriebsgröße und Branche passt.
Inhalt dieser SeiteDas Wichtigste in Kürze
Stephan Seidenfad
Geschäftsführung und bAV-Experte
…, sondern einer der wirtschaftlichsten Benefits überhaupt — der Pflichtzuschuss refinanziert sich meist über die Sozialabgabenersparnis. In unserer Beratungspraxis sehen wir trotzdem regelmäßig dieselben Fehler: keine Versorgungsordnung, falsch berechnete Zuschüsse, ungeprüft übernommene Altverträge neuer Mitarbeiter. Jeder dieser Fehler kann Arbeitgeber im Leistungsfall fünf- bis sechsstellige Beträge kosten. Diese Seite zeigt Ihnen, welche Pflichten Sie als Arbeitgeber haben, was die bAV wirklich kostet und wie Sie sie ohne eigene Personalabteilung einführen. Sie möchten das Thema nicht allein angehen? Wir begleiten Sie von der Analyse bis zur Umsetzung.
Arbeitgeber müssen von sich aus keine betriebliche Altersvorsorge anbieten — sie sind aber gesetzlich verpflichtet, die Entgeltumwandlung zu ermöglichen, sobald ein sozialversicherungspflichtiger Mitarbeiter sie verlangt (Quelle: BetrAVG § 1a). Dieser Rechtsanspruch gilt unabhängig von der Betriebsgröße: Auch ein Unternehmen mit drei Mitarbeitern muss dem Wunsch nachkommen.
Zur Ermöglichungspflicht kommt die Zuschusspflicht: Spart der Arbeitgeber durch die Entgeltumwandlung Sozialversicherungsbeiträge, muss er 15 Prozent des umgewandelten Entgelts als Arbeitgeberzuschuss weitergeben — seit 2019 für Neuverträge, seit 2022 für alle bestehenden Verträge (Quelle: BetrAVG § 1a Abs. 1a). Wer den Zuschuss nicht oder falsch zahlt, riskiert Nachforderungen der Mitarbeiter über Jahre rückwirkend.
Bietet der Arbeitgeber keinen Durchführungsweg an, kann der Mitarbeiter verlangen, dass eine Direktversicherung für ihn abgeschlossen wird (Quelle: BetrAVG § 1a Abs. 1). In der Praxis heißt das: Untätig bleiben können Arbeitgeber ohnehin nicht — wer den Rahmen selbst gestaltet, wählt Anbieter, Konditionen und Verwaltungsweg, statt sie sich vom ersten Mitarbeiterwunsch diktieren zu lassen.
Nur rund 52 Prozent der sozialversicherungspflichtig Beschäftigten in Deutschland haben eine bAV-Anwartschaft — in Betrieben ab 1.000 Mitarbeitern liegt die Verbreitung bei 86 Prozent, in Kleinbetrieben deutlich darunter (Quelle: BMAS-Forschungsbericht 651, Arbeitgeber- und Trägerbefragung BAV 2023). Wer als kleiner Arbeitgeber eine attraktive Betriebsrente bietet, hebt sich also genau dort ab, wo die Konkurrenz nichts anbietet.
Das Zweite Betriebsrentenstärkungsgesetz (BRSG II), in Kraft seit dem 22. Januar 2026, erlaubt Arbeitgebern ohne Tarifbindung erstmals Opting-out-Modelle per Betriebsvereinbarung: Alle Mitarbeiter nehmen automatisch an der Entgeltumwandlung teil, sofern sie nicht widersprechen (Quelle: BetrAVG § 20 Abs. 3; BMAS — Zweites Betriebsrentenstärkungsgesetz). Voraussetzung sind ein Arbeitgeberzuschuss von mindestens 20 Prozent des umgewandelten Entgelts, ein Angebot in Textform mindestens drei Monate vor Beginn und eine Widerspruchsfrist von mindestens einem Monat (Quelle: BetrAVG § 20).
Für die Mehrheit der kleinen Betriebe gibt es allerdings einen entscheidenden Haken: Eine Betriebsvereinbarung setzt einen Betriebsrat voraus — und den haben die meisten KMU nicht. Betriebe ohne Betriebsrat können das neue Optionsmodell nach § 20 Abs. 3 BetrAVG daher nicht nutzen; für sie bleibt es beim klassischen Opt-in, bei dem jeder Mitarbeiter aktiv zustimmen muss (Quelle: bAVheute). Real nutzbar ist das Opting-out damit vor allem für mittlere Unternehmen ab etwa 50 Mitarbeitern, in denen Betriebsräte deutlich häufiger gewählt sind.
Zwei Punkte sollten Entscheider zusätzlich kennen:
Ihre bAV-Pflichten in 15 Minuten sortiert
Rechtsanspruch, Pflichtzuschuss, Opting-out — Sie müssen das nicht alles selbst durchdringen. In einem kurzen Erstgespräch ordnen wir ein, was davon für Ihren Betrieb gilt und was nicht. Sie entscheiden danach in Ruhe, ob und wie es weitergeht.
Bei reiner Entgeltumwandlung kostet die bAV den Arbeitgeber netto oft fast nichts: Der verpflichtende 15-Prozent-Zuschuss wird durch die ersparten Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung von rund 20 Prozent des umgewandelten Entgelts in der Regel vollständig refinanziert (Quelle: BetrAVG § 1a Abs. 1a). Das folgende Rechenbeispiel zeigt die Mechanik für eine monatliche Entgeltumwandlung von 100 Euro unterhalb der Beitragsbemessungsgrenze.
| Position | Betrag pro Monat |
|---|---|
| Entgeltumwandlung des Mitarbeiters (aus dem Bruttogehalt) | 100,00 € |
| Arbeitgeberzuschuss (15 % Pflichtzuschuss) | + 15,00 € |
| Gesamtbeitrag in die bAV | 115,00 € |
| Ersparte Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung (rund 20 % von 100 €) | − rund 20,00 € |
| Tatsächlicher Nettoaufwand des Arbeitgebers | rund − 5,00 € (Ersparnis) |
Das Beispiel rechnet mit einem durchschnittlichen Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung von rund 20 Prozent (Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung); der exakte Wert hängt vom Zusatzbeitrag der Krankenkasse ab. Die Kernaussage bleibt: Der Pflichtzuschuss trägt sich selbst — das Hero-Versprechen „refinanziert sich von selbst“ ist keine Werbeformel, sondern Rechenergebnis. Für den Mitarbeiter sinkt der Nettoaufwand ebenfalls deutlich, weil die 100 Euro aus dem unversteuerten Brutto fließen.
Die Beitragsbemessungsgrenze (BBG) der gesetzlichen Rentenversicherung liegt 2026 bei 101.400 Euro pro Jahr beziehungsweise 8.450 Euro pro Monat (Quelle: Bundesregierung). Daraus ergeben sich die Höchstbeträge für Direktversicherung, Pensionskasse und Pensionsfonds nach § 3 Nr. 63 EStG (Quelle: § 3 Nr. 63 EStG):
| Rechengröße 2026 | Pro Jahr | Pro Monat |
|---|---|---|
| Steuerfrei (8 % der BBG) | 8.112 € | 676 € |
| Sozialversicherungsfrei (4 % der BBG) | 4.056 € | 338 € |
„Einmal eingerichtet, läuft die bAV von allein — dieser verbreitete Glaube kostet Belegschaften bares Geld. Die Beitragsbemessungsgrenze steigt fast jedes Jahr, 2026 auf 101.400 Euro. Wer feste Euro-Beträge vereinbart, schöpft den steuerfreien Rahmen jedes Jahr weniger aus. Mein Rat: Verankern Sie Beiträge als Prozentsatz der Beitragsbemessungsgrenze in der Versorgungsordnung — dann wächst die Vorsorge automatisch mit, ohne dass jemand jährlich nachsteuern muss.“
Die externen Einrichtungskosten einer bAV liegen für einen kleinen Betrieb typischerweise im mittleren dreistelligen Bereich. Größter Posten ist die Versorgungsordnung: Die Versorgungsordnung ist eine Rechtsdienstleistung und darf nur von zugelassenen Rechtsanwälten oder registrierten Rentenberatern erstellt werden — nicht vom Versicherungsvermittler oder Steuerberater.
Die Beratung bei der Einführung über einen Versicherungsexperten ist für den Arbeitgeber in der Regel ohne gesonderte Rechnung — sie wird über die Courtage des Versicherers finanziert. Für die laufende Verwaltung gibt es zwei Wege: über den betreuenden Experten und den Kollektivvertrag oder über eine digitale bAV-Verwaltungsplattform.
Sowohl die bAV-Beiträge als auch Honorare für Versorgungsordnung, Rechtsberatung und Plattform-Lizenzen sind Betriebsausgaben und mindern den steuerpflichtigen Gewinn (Quelle: § 4 Abs. 4 EStG). Für die steuerrechtliche Einordnung Ihrer individuellen Situation arbeiten wir mit spezialisierten Steuerberatern aus unserem Experten-Netzwerk zusammen.
Die folgende Modellrechnung zeigt die typische Kostenstruktur für ein Unternehmen mit 25 Mitarbeitern, von denen 15 jeweils 100 Euro monatlich umwandeln. Angesetzt sind der pauschale 15-Prozent-Zuschuss und eine Arbeitgeber-Sozialversicherungsersparnis von rund 21 Euro pro Teilnehmer und Monat (Arbeitgeberanteil 2026 rund 21 Prozent; Quelle: AOK). Die Teilnahmequote von 60 Prozent ist eine Annahme aus der Beratungspraxis.
| Position | Einmalig | Laufend pro Jahr |
|---|---|---|
| Versorgungsordnung (Komfort-Modell) | 650 € | — |
| Beratung und Einrichtung Kollektivvertrag | 0 € (courtagefinanziert) | — |
| 15-%-Zuschuss (15 Teilnehmer × 15 € × 12) | — | 2.700 € |
| Ersparte AG-Sozialversicherungsanteile (15 × ~21 € × 12) | — | − ~3.780 € |
| Netto-Ergebnis | 650 € | ~ − 1.080 € (Ersparnis) |
Das Ergebnis: Die Einführung kostet einmalig einen mittleren dreistelligen Betrag, ab dem ersten vollen Jahr ist die bAV bei reiner Entgeltumwandlung netto kostenneutral bis leicht positiv. Selbst wenn der Betrieb zusätzlich eine kostenpflichtige Verwaltungsplattform bucht, bleibt die laufende Rechnung bei Gehältern unterhalb der Beitragsbemessungsgrenze ungefähr ausgeglichen.
Wer das neue Opting-out-Modell nach dem BRSG II nutzt, zahlt statt 15 mindestens 20 Prozent Zuschuss — bei 100 Euro Entgeltumwandlung sind das Mehrkosten von fünf Euro pro Mitarbeiter und Monat, also 60 Euro pro Mitarbeiter und Jahr (Quelle: BetrAVG § 20 Abs. 3). Bei Gehältern unterhalb der Beitragsbemessungsgrenze deckt die Sozialabgabenersparnis von rund 21 Euro auch den höheren Zuschuss noch weitgehend ab.
Der eigentliche Kosteneffekt liegt woanders: Erstens ist der 20-Prozent-Zuschuss nicht auf die Sozialversicherungsersparnis gedeckelt — er fällt in voller Höhe auch auf Entgelt oberhalb der Beitragsbemessungsgrenze an, wo der Arbeitgeber keine Abgaben mehr spart (Quelle: bAVheute). Zweitens steigt durch den automatischen Einbezug die Teilnahmequote — und damit die Zahl der Zuschussempfänger. Genau das ist gewollt, sollte aber vorab durchgerechnet werden.
Statt der Entgeltumwandlung kann der Arbeitgeber die Beiträge auch komplett selbst zahlen — die arbeitgeberfinanzierte bAV. Sie ist als Alternative zur klassischen Gehaltserhöhung interessant: Auf den bAV-Beitrag fallen innerhalb der Vier-Prozent-Grenze keine Sozialabgaben an, sodass beim Mitarbeiter mehr ankommt als bei einer Bruttoerhöhung in gleicher Höhe. Für Mitarbeiter mit einem Bruttolohn bis zur Förder-Einkommensgrenze unterstützt der Staat arbeitgeberfinanzierte Beiträge zusätzlich: Nach § 100 EStG erstattet er dem Arbeitgeber 30 Prozent des Beitrags über die Lohnsteuer (Quelle: § 100 EStG).
Diese Geringverdiener-Förderung wird mit dem BRSG II ab dem 1. Januar 2027 ausgebaut: Der maximale Förderbetrag steigt von 288 Euro auf 360 Euro pro Jahr, gefördert werden Arbeitgeberbeiträge bis 1.200 Euro statt bisher 960 Euro, und die Einkommensgrenze wird an die BBG gekoppelt (Quelle: BMAS). Für KMU mit vielen Teilzeitkräften oder Aushilfen — etwa im Handwerk, in der Gastronomie oder in der Pflege — ist diese Förderung der betrieblichen Altersvorsorge ein häufig übersehener Kostenhebel.
Mehr zu den Kosten der bAV für Arbeitgeber
Die Zahlen zeigen ein klares Gefälle: Je kleiner der Betrieb, desto seltener gibt es eine betriebliche Altersvorsorge. Nach der Arbeitgeber- und Trägerbefragung des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) hat in Kleinstbetrieben mit 1 bis 4 Mitarbeitern nur jeder vierte Betrieb eine aktiv genutzte bAV — ab 500 Beschäftigten sind es praktisch alle (Quelle: BMAS-Forschungsbericht 651, BAV 2023).
| Betriebsgröße | Betriebe mit bAV | Beschäftigte mit bAV |
|---|---|---|
| 1 bis 4 Mitarbeiter | 25 % | 19 % |
| 5 bis 9 Mitarbeiter | 55 % | 30 % |
| 10 bis 19 Mitarbeiter | 77 % | 35 % |
| 20 bis 49 Mitarbeiter | 78 % | 36 % |
| 50 bis 249 Mitarbeiter | 86–89 % | 45–50 % |
| Ab 500 Mitarbeiter | 99–100 % | 74–86 % |
71 Prozent der Arbeitgeber ohne bAV begründen das mit fehlendem Interesse ihrer Mitarbeiter; 37 Prozent nennen zu hohe Kosten, 22 Prozent zu viel Aufwand (Quelle: aba). Die Gegenprobe auf Arbeitnehmerseite zeigt jedoch ein anderes Bild: 41 Prozent der Beschäftigten ohne bAV geben an, schlicht nie ein Angebot von ihrem Arbeitgeber erhalten zu haben (Quelle: aba).
Das vermeintliche Desinteresse ist also häufig ein Kommunikationsproblem: Wo kein Angebot aktiv vorgestellt wird, fragt auch niemand nach. Die Kostensorge wiederum widerlegt die Refinanzierungsrechnung weiter oben — bei reiner Entgeltumwandlung trägt sich der Pflichtzuschuss in der Regel selbst.
Der Mittelstand trägt die Hauptlast des Fachkräftemangels: 36 Prozent der Unternehmen können offene Stellen mindestens teilweise nicht besetzen, eine offene Fachkraftstelle bleibt im Schnitt 173 Tage unbesetzt (Quelle: DIHK). Rund sieben von zehn rechnerisch nicht besetzbaren Stellen entfallen auf kleine und mittlere Unternehmen — über 281.000 fehlende Fachkräfte (Quelle: KOFA-Studie 02/2026).
Die Betriebsrente ist in diesem Wettbewerb ein messbarer Hebel: 31 Prozent der Arbeitnehmer nennen die bAV als wichtigen Grund für die Wahl ihres aktuellen Arbeitgebers, 47 Prozent als Grund, beim Arbeitgeber zu bleiben (Quelle: WTW). Da Großbetriebe die bAV fast flächendeckend bieten, entscheidet sie im Recruiting vor allem zwischen kleinen Arbeitgebern — dort, wo sie eben nicht selbstverständlich ist.
„Viele Berater verkaufen die Versorgungsordnung als Formalie, die nur Konzerne brauchen. Das Gegenteil stimmt: Wegen der Subsidiärhaftung stehen gerade kleine Arbeitgeber für jede bAV-Zusage persönlich ein — auch wenn der Versicherer sie ausführt. Mein Rat: Erstellen Sie die Versorgungsordnung vor dem ersten Vertrag, nicht danach. Ein Dokument von wenigen Seiten regelt Zuschüsse, entgeltfreie Zeiten und Austritte — und nimmt Sie aus der Haftungsfalle.“
Geringere Ressourcen, weniger Routine — und wie KMU das ausgleichen
Kleine und mittlere Unternehmen haben selten HR-Mitarbeiter, die sich um die bAV-Verwaltung kümmern könnten, und naturgemäß weniger Routine mit der Materie als Konzerne mit Fachabteilungen. Drei Hebel gleichen das aus:
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Die KMU-Spanne reicht von drei bis 249 Mitarbeitern — und die passende bAV-Lösung unterscheidet sich an beiden Enden grundlegend. Entscheidend sind drei Faktoren: ob ein Kollektivrahmenvertrag erreichbar ist (Versicherer setzen dafür typischerweise etwa zehn versicherte Personen voraus), wer die Verwaltung stemmt und ob ein Betriebsrat existiert, der eine Betriebsvereinbarung — und damit seit 2026 ein Opting-out — möglich macht.
| Kriterium | 3–9 Mitarbeiter | 10–49 Mitarbeiter | 50–249 Mitarbeiter |
|---|---|---|---|
| Typischer Durchführungsweg | Direktversicherung (Einzeltarife oder offenes Branchenversorgungswerk) | Direktversicherung als Kollektivrahmenvertrag | Direktversicherung für die Breite, ergänzt um Unterstützungskasse für Führungskräfte |
| Kollektivkonditionen | Meist noch nicht erreichbar | Ab etwa 10 versicherten Personen: reduzierte Kosten, vereinfachte Gesundheitsprüfung | Standard, Konditionen verbessern sich mit der Bestandsgröße |
| Verwaltung | Externes Lohnbüro/Steuerberater; Inhaber entscheidet und verwaltet selbst | Lohnbuchhaltung im Haus, ab etwa 10–15 Teilnehmern lohnt eine digitale Plattform | Eigene HR-Abteilung plus Plattform mit Schnittstelle zur Lohnsoftware |
| Betriebsrat / Opting-out | Faktisch nie vorhanden — kein Opting-out möglich | Selten vorhanden — Opting-out nur im Ausnahmefall | Häufiger vorhanden — Opting-out per Betriebsvereinbarung real nutzbar |
Ein Mitarbeiter verlangt Entgeltumwandlung und bringt ein Angebot seines Hausversicherers mit — der Inhaber unterschreibt, ohne Rahmen und ohne Versorgungsordnung. Genau das gilt es zu vermeiden. Besser ist, vor dem ersten Verlangen Anbieter und Regeln selbst festzulegen; offene Branchenversorgungswerke bieten auch Kleinstbetrieben Konditionen, die sonst Großkunden vorbehalten sind.
— mit reduzierten Abschlusskosten und vereinfachter Gesundheitsprüfung gegenüber Einzeltarifen. Der typische Stolperstein dieser Größe ist der gewachsene Flickenteppich aus Altverträgen bei fünf bis sieben Versicherern, der die Zuschussberechnung fehleranfällig macht. Ab etwa 10 bis 15 teilnehmenden Mitarbeitern rechnet sich eine digitale Verwaltungsplattform mit fertigen Lohnbuchungssätzen.
Gut verdienende Führungskräfte stoßen an die 8-Prozent-Grenze des § 3 Nr. 63 EStG — hier ergänzt eine Unterstützungskasse als zweiter Durchführungsweg, da ihre Beiträge steuerlich nicht gedeckelt sind. Wo ein Betriebsrat existiert, wird die Versorgungsordnung sinnvollerweise als Betriebsvereinbarung geschlossen; die Verteilungsgrundsätze der bAV unterliegen dann der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 8 und 10 BetrVG (Quelle: § 87 BetrVG).
Viele KMU-Inhaber sind selbst Gesellschafter-Geschäftsführer (GGF) — und für die eigene Versorgung gelten andere Spielregeln als für die Belegschaft. Ein beherrschender GGF ist kein Arbeitnehmer im Sinne des Betriebsrentengesetzes: Er hat keinen Rechtsanspruch auf Entgeltumwandlung, keinen 15-Prozent-Pflichtzuschuss und keinen gesetzlichen Insolvenzschutz über den Pensions-Sicherungs-Verein (Quelle: BetrAVG § 17).
Versorgungszusagen an den GGF müssen zudem steuerlich anerkannt werden — sonst droht eine verdeckte Gewinnausschüttung. Die Finanzverwaltung verlangt dafür unter anderem eine im Voraus getroffene schriftliche Vereinbarung, Angemessenheit und bei arbeitgeberfinanzierten Zusagen ausreichende Erdienbarkeitsfristen. Eine wichtige Erleichterung hat der Bundesfinanzhof (BFH) 2025 geschaffen: Bei rein durch Entgeltumwandlung finanzierten Zusagen sind Probezeit- und Erdienbarkeitsanforderungen nicht anzuwenden — vorausgesetzt, die Gesellschaft trägt kein nennenswertes Risiko, die spätere Versorgung mitfinanzieren zu müssen (Quelle: BFH, Urteil vom 19.11.2025, I R 50/22). Übertragen Sie die Mitarbeiter-bAV deshalb nie ungeprüft auf sich selbst.
Mehr zur bAV für Geschäftsführer
„Die Branche erzählt kleinen Betrieben gern, Kollektivkonditionen seien Konzernen vorbehalten — und vermittelt ihnen Einzeltarife. Tatsächlich verhandeln wir Kollektivrahmenverträge bereits ab etwa zehn Mitarbeitern: mit reduzierten Abschlusskosten, vereinfachter Gesundheitsprüfung und einheitlicher Verwaltung. Mein Rat: Akzeptieren Sie keine Einzelverträge zum Listentarif. Bündeln Sie Ihre Belegschaft bei einem Anbieter — die Gruppenkonditionen verbessern die spätere Betriebsrente Ihrer Mitarbeiter spürbar.“
Bevor ein KMU eine bAV frei gestaltet, steht ein Pflicht-Check: Gilt für den Betrieb ein Tarifvertrag mit Vorsorgeregeln? Nach dem Tarifvorbehalt des § 20 Abs. 1 BetrAVG ist die Entgeltumwandlung aus tariflichem Entgelt nur möglich, soweit der Tarifvertrag das vorsieht oder zulässt (Quelle: BetrAVG § 20). Einige Branchensysteme gelten sogar allgemeinverbindlich — also auch für Betriebe ohne Verbandsmitgliedschaft.
| Branche | Tarifliche Vorsorgeregelung | Arbeitgeberleistung |
|---|---|---|
| Bauhauptgewerbe | Tarifliche Zusatzversorgung über SOKA-BAU (allgemeinverbindlich) | 3,2 % der Bruttolohnsumme gewerblicher Arbeitnehmer, arbeitgeberfinanziert |
| Gerüstbau | Zusatzversorgungskasse plus Tarifliche Zusatzrente per Entgeltumwandlung | 25 % Arbeitgeberzuschuss auf die Entgeltumwandlung |
| Chemische Industrie | Tarifvertrag über Einmalzahlungen und Altersvorsorge (TEA) | Tariflicher Vorsorgebetrag von 613,55 € pro Jahr (478,57 € Grundbetrag + 134,98 € Chemie-Tarifförderung) |
| Metall- und Elektroindustrie | Tarifvertrag über altersvorsorgewirksame Leistungen (TV AVWL) | 319,08 € pro Jahr für Vollzeitbeschäftigte |
| Arztpraxen (MFA-Tarif) | Tarifvertrag betriebliche Altersversorgung MFA | 76 €/Monat ab 18 Wochenstunden, 43 €/Monat darunter, 53 €/Monat für Auszubildende |
Wichtig für die Einordnung: Diese tariflichen Systeme sind eine Grundschicht, kein Ersatz für die individuelle bAV — der Rechtsanspruch auf Entgeltumwandlung besteht daneben. Wer im Baugewerbe eine bAV einrichtet, muss zuerst klären, was die SOKA-Pflicht bereits abdeckt und wie Zusatzbausteine angedockt werden. Auch im Gastgewerbe existiert mit dem Altersvorsorgetarifvertrag von DEHOGA und NGG eine Branchenlösung; nicht tarifgebundene Betriebe haben dagegen freie Anbieterwahl.
Im Gastgewerbe haben nur 15 Prozent der Beschäftigten eine bAV-Anwartschaft — der niedrigste Wert aller Branchen —, im Baugewerbe sind es 42 Prozent, im Kredit- und Versicherungsgewerbe 81 Prozent (Quelle: BMAS-Forschungsbericht 651, BAV 2023). Gerade in den Schlusslicht-Branchen ist die Betriebsrente damit das Differenzierungsmerkmal im Wettbewerb um Personal — etwa für private Pflegedienste, die mit den Zusatzversorgungssystemen kommunaler und kirchlicher Träger konkurrieren.
Die Wahl des richtigen Durchführungsweges hängt unter anderem von der Unternehmensgröße, der Risikobereitschaft und den Zielen der Vorsorge ab. Die Direktversicherung ist aufgrund ihrer leichten Handhabe besonders für kleine und mittlere Unternehmen interessant. Hierbei fungiert der Arbeitgeber als Vertragsinhaber, um seinen Mitarbeitern (versicherte Personen) eine zusätzliche Altersvorsorge zu ermöglichen.
Auch die Marktdaten stützen diese Empfehlung: Die Direktversicherung ist mit 5,45 Millionen aktiven Anwartschaften der meistgenutzte Durchführungsweg der Privatwirtschaft — und der einzige externe Weg mit klarem Wachstum seit 2019 (Quelle: BMAS-Forschungsbericht 651, BAV 2023).
Weitere Informationen zur Direktversicherung
Ihre bAV-Analyse für den Mittelstand: Durchführungsweg, Zuschuss, digitale Verwaltung
Im Beratungsgespräch analysieren wir Ihre Ausgangslage individuell: welcher Durchführungsweg zu Belegschaft und Unternehmensgröße passt, wie Sie den Pflichtzuschuss korrekt berechnen und über die Sozialabgabenersparnis refinanzieren — und wie die digitale bAV-Verwaltung Ihre Lohnbuchhaltung entlastet. Sie erhalten eine konkrete Einschätzung statt einer Lösung von der Stange.
Die erfolgreiche Einführung einer bAV im Mittelstand erfordert einen strukturierten und gut geplanten Ansatz.
Jede erfolgreiche bAV-Implementierung beginnt mit einer gründlichen Analyse der aktuellen Situation des Unternehmens und seiner Belegschaft. Dies beinhaltet die Betrachtung der demografischen Struktur der Mitarbeiter, ihrer individuellen Bedürfnisse und Lebenssituationen sowie der Fluktuationsraten. Geklärt wird außerdem, ob Tarifbindung oder allgemeinverbindliche Branchensysteme den Gestaltungsspielraum einschränken und welche Altverträge bereits im Bestand sind.
Parallel dazu ist es unerlässlich, klare Ziele für die bAV-Einführung zu definieren. Soll die bAV primär der Mitarbeitergewinnung dienen, die Mitarbeiterbindung stärken, die Rentenlücke schließen oder die Arbeitgebermarke verbessern? Die Definition dieser Ziele trägt dazu bei, ein passgenaues Konzept zu entwickeln. Die Einbindung von Führungskräften und gegebenenfalls des Betriebsrats in dieser frühen Phase fördert die Akzeptanz; dieser Schritt dauert in der Praxis ein bis zwei Wochen und liegt beim Inhaber gemeinsam mit dem begleitenden bAV-Experten.
Basierend auf der Bedarfsanalyse und den definierten Zielen erfolgt die Auswahl des oder der passenden Durchführungswege. Für kleine und mittlere Unternehmen ist die Direktversicherung aufgrund ihrer einfachen Handhabung und des geringen Verwaltungsaufwands oft die bevorzugte Wahl. Wichtig ist dennoch, die Vor- und Nachteile aller Durchführungswege abzuwägen und zu entscheiden, welcher Weg am besten zur Unternehmensstruktur, Risikobereitschaft und den finanziellen Möglichkeiten passt.
Den Steuerberater oder das Lohnbüro früh einzubinden lohnt sich doppelt — die gewählte Lösung muss mit fertigen Lohnbuchungssätzen, einem Stichtag und möglichst einem Versicherer in dessen Prozesse passen.
Alle Durchführungswege der bAV im Vergleich
Ein zentraler Baustein für eine erfolgreiche und haftungssichere bAV ist die Erstellung einer Versorgungsordnung oder Betriebsvereinbarung. In der Praxis regelt sie sechs Kernpunkte: den teilnahmeberechtigten Personenkreis, die Höhe und Berechnung des Arbeitgeberzuschusses, den festgelegten Anbieter und Durchführungsweg, den Umgang mit entgeltfreien Zeiten (zum Beispiel Elternzeit, lange Krankheit), die Regeln bei Austritt und Vertragsübernahme sowie die steuer- und sozialversicherungsrechtliche Behandlung der Beiträge.
Erstellt wird das Dokument von einem zugelassenen Rechtsanwalt oder Rentenberater — der bAV-Experte liefert die fachlichen Vorgaben zu, der Inhaber gibt frei. Eine sorgfältig erstellte Versorgungsordnung schafft Transparenz und Rechtssicherheit für alle Beteiligten und ist meist innerhalb von ein bis zwei Wochen final.
„Altverträge neuer Mitarbeiter einfach weiterzuführen gilt als mitarbeiterfreundlich — ich halte es für eines der größten Haftungsrisiken in KMU. Mit jeder ungeprüften Übernahme haften Sie für fremde Vertragsgestaltung, falsche Zuschüsse und Versorgungslücken. In Analysen finden wir regelmäßig fehlerhaft berechnete Zuschüsse. Mein Rat: Definieren Sie in der Versorgungsordnung klare Übernahmeregeln und lassen Sie jeden Altvertrag vor der Übernahme prüfen — das dauert Tage, schützt aber jahrelang.“
Selbst das beste bAV-Konzept ist nur wirksam, wenn die Mitarbeiter seine Vorteile verstehen und aktiv nutzen. Erläutern Sie den Mitarbeitern klar und verständlich die Funktionsweise der bAV, die individuellen Vorteile (Steuerersparnisse, Arbeitgeberzuschuss, zusätzliche Rente) und die Auswirkungen auf die gesetzliche Rente. Dass Kommunikation der entscheidende Hebel ist, belegt die weiter oben genannte Zahl: Ein erheblicher Teil der Beschäftigten ohne bAV hat schlicht nie ein Angebot erhalten — wo aktiv informiert wird, steigt die Teilnahme spürbar.
Mehr zur Kommunikation der bAV
Moderne digitale Plattformen ermöglichen eine automatisierte Verwaltung, die Erstellung von Lohnbuchungssätzen und die Integration in bestehende HR-Systeme. Dies minimiert den manuellen Aufwand erheblich — relevant wird das vor allem bei Ein- und Austritten sowie bei „Störfällen“ wie Elternzeit oder Krankheit ohne Lohnfortzahlung, die in der manuellen Verwaltung schnell je 30 bis 90 Minuten pro Vorgang kosten.
Zudem ist die bAV ein langfristiges Thema, da sich die Rahmenbedingungen jederzeit ändern können (zum Beispiel Beitragsbemessungsgrenzen, gesetzliche Vorgaben). Eine jährliche Überprüfung — idealerweise zum Jahreswechsel, wenn die neuen Rechengrößen feststehen — sichert Attraktivität und Rechtskonformität dauerhaft; diese Aufgabe übernimmt in der Regel der betreuende bAV-Experte.
Ein Sanitärbetrieb mit 20 Mitarbeitern führte mit unserer Begleitung eine Direktversicherung mit Versorgungsordnung ein. Zwölf Mitarbeiter wandelten im Schnitt 120 Euro monatlich um; der Betrieb zahlte den 15-Prozent-Zuschuss von je 18 Euro. Die ersparten Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung von rund 24 Euro pro Mitarbeiter deckten den Zuschuss vollständig ab — die Betriebsrente kostete den Inhaber unter dem Strich nichts und wurde zum festen Argument in jedem Vorstellungsgespräch.
Ein inhabergeführtes Dienstleistungsunternehmen mit 35 Mitarbeitern hatte über Jahre die Altverträge neuer Mitarbeiter ungeprüft übernommen — mit sieben verschiedenen Versicherern, uneinheitlichen Zuschüssen und ohne Versorgungsordnung. In unserer Analyse zeigte sich, dass der Pflichtzuschuss bei drei Verträgen falsch berechnet war. Wir haben die bAV-Landschaft auf einen Kollektivrahmenvertrag konsolidiert, eine Versorgungsordnung eingeführt und klare Regeln für künftige Vertragsübernahmen definiert.
Mit uns die ideale betriebliche Altersvorsorge finden
Wir begleiten Sie zuverlässig bei der rechtssicheren Einführung oder Modernisierung der bAV in kleinen oder mittleren Unternehmen. Dank fundiertem Fachwissen und praxisnaher Erfahrung entwickeln wir passgenaue Konzepte, die aktuelle gesetzliche Anforderungen erfüllen und auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. So schaffen Sie eine zukunftssichere Vorsorgelösung, die Mitarbeiter bindet und Ihr Unternehmen nachhaltig stärkt. Vereinbaren Sie jetzt ein unverbindliches Beratungsgespräch.
Die betriebliche Altersvorsorge (bAV) ist eine zusätzliche Altersversorgung, die der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern über den Betrieb ermöglicht. Die Beiträge stammen entweder aus dem Bruttogehalt des Mitarbeiters (Entgeltumwandlung), vom Arbeitgeber selbst oder aus einer Kombination beider Varianten. Rechtliche Grundlage ist das Betriebsrentengesetz, das fünf Durchführungswege vorsieht — von der Direktversicherung bis zur Direktzusage. Innerhalb gesetzlicher Höchstgrenzen bleiben die Beiträge steuer- und sozialversicherungsfrei, wodurch die bAV für Arbeitgeber und Mitarbeiter günstiger ist als eine vergleichbare private Vorsorge aus dem Nettogehalt.
Der Pflichtzuschuss beträgt 15 Prozent des umgewandelten Entgelts, soweit der Arbeitgeber durch die Entgeltumwandlung Sozialversicherungsbeiträge einspart — so regelt es BetrAVG § 1a Absatz 1a. In der Praxis gibt es zwei Berechnungswege: Bei der pauschalen Methode zahlt der Arbeitgeber immer volle 15 Prozent auf jeden umgewandelten Euro — einfach in der Lohnabrechnung und rechtlich auf der sicheren Seite. Bei der Spitzabrechnung wird nur die tatsächlich ersparte Sozialabgabe weitergegeben, was bei Gehältern über der Beitragsbemessungsgrenze zu geringeren Zuschüssen führt, aber deutlich mehr Verwaltungsaufwand verursacht. Für kleine Unternehmen ohne eigene Lohnbuchhaltungs-Spezialisten ist die pauschale Variante meist die bessere Wahl — festgehalten wird sie in der Versorgungsordnung.
Der Arbeitgeberzuschuss fließt zusammen mit dem umgewandelten Entgelt in den steuerfreien Rahmen nach § 3 Nr. 63 EStG: Bis zu acht Prozent der Beitragsbemessungsgrenze pro Jahr bleiben steuerfrei, bis zu vier Prozent zusätzlich sozialversicherungsfrei. Wichtig für die Lohnabrechnung: Zuschuss und Eigenbeitrag des Mitarbeiters werden zusammengerechnet — der Zuschuss verbraucht also einen Teil des Freibetrags. Erst wenn Gesamtbeiträge die Grenzen überschreiten, fallen auf den übersteigenden Teil Steuern und gegebenenfalls Sozialabgaben an. Für den Arbeitgeber ist der Zuschuss zugleich als Betriebsausgabe abziehbar.
Beim Arbeitgeberwechsel gehen die erworbenen Anwartschaften nicht verloren. Bei der Direktversicherung wird die Versicherungsnehmereigenschaft auf den ausscheidenden Mitarbeiter übertragen — er kann den Vertrag privat weiterführen, beitragsfrei stellen oder vom neuen Arbeitgeber fortführen lassen. Zusätzlich besteht nach BetrAVG § 4 ein Anspruch auf Übertragung des angesparten Kapitals auf den neuen Arbeitgeber, wenn der Wechsel innerhalb von zwölf Monaten verlangt wird und das Kapital die Beitragsbemessungsgrenze nicht übersteigt. Für Sie als Arbeitgeber endet damit die Verwaltungspflicht für den Vertrag — wichtig ist nur eine saubere Abmeldung und Dokumentation des Übertragungswegs.
Eine feste Mindestgröße gibt es nicht — die bAV funktioniert wirtschaftlich bereits ab dem ersten sozialversicherungspflichtigen Mitarbeiter. Da sich der 15-Prozent-Pflichtzuschuss bei der Entgeltumwandlung über die ersparten Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung in der Regel selbst trägt, entstehen auch in einem Betrieb mit drei oder fünf Mitarbeitern kaum laufende Nettokosten. Entscheidender als die Betriebsgröße sind die Rahmenbedingungen: ein verwaltungsarmer Durchführungsweg wie die Direktversicherung, ein Kollektivrahmenvertrag mit Gruppenkonditionen und eine Versorgungsordnung, die klare Regeln schafft. Unabhängig davon gilt ohnehin: Verlangt ein Mitarbeiter die Entgeltumwandlung, müssen Sie sie ermöglichen — die Frage ist also weniger „ob“, sondern „wie gut gestaltet“.
Auch geringfügig Beschäftigte haben einen Anspruch auf Entgeltumwandlung, sofern sie in der gesetzlichen Rentenversicherung pflichtversichert sind. Das ist bei Minijobbern der Fall, solange sie sich nicht von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen — so ergibt es sich aus BetrAVG § 1a in Verbindung mit SGB VI § 6 Absatz 1b. Befreite Minijobber haben dagegen keinen Rechtsanspruch. In der Praxis ist für diese Mitarbeitergruppe oft die arbeitgeberfinanzierte bAV der sinnvollere Weg: Der Staat erstattet Arbeitgebern bei Geringverdienern 30 Prozent des Beitrags über die Lohnsteuer nach § 100 EStG. Gerade für Betriebe mit vielen Aushilfen und Teilzeitkräften — etwa in Gastronomie, Handel oder Pflege — ist das ein günstiges Instrument zur Mitarbeiterbindung.
Eine gesetzliche Pflicht zur Versorgungsordnung besteht nicht — verzichten sollten Sie trotzdem nicht darauf. Die Versorgungsordnung legt verbindlich fest, wer teilnehmen darf, wie hoch der Arbeitgeberzuschuss ist, welcher Anbieter gilt und was in entgeltfreien Zeiten wie Elternzeit oder langer Krankheit passiert. Ohne dieses Dokument entstehen schnell ungewollte Ansprüche: Aus wiederholter gleichartiger Praxis kann eine betriebliche Übung erwachsen. Uneinheitliche Zusagen können zudem gegen den Gleichbehandlungsgrundsatz nach BetrAVG § 1b in Verbindung mit der arbeitsrechtlichen Rechtsprechung verstoßen. Gerade in kleinen Betrieben ohne Personalabteilung ist die Versorgungsordnung deshalb das wichtigste Instrument, um Haftungsrisiken zu begrenzen und jedem neuen Mitarbeiter dieselben klaren Regeln zu bieten.
Der laufende Aufwand ist bei einem gut aufgesetzten System überschaubar: Nach der Einrichtung beschränkt er sich im Wesentlichen auf die Übernahme der Beiträge in die Lohnabrechnung, die An- und Abmeldung bei Personalwechseln und gelegentliche Vertragsanpassungen. Zeitintensiv wird die bAV vor allem dann, wenn Verträge bei vielen verschiedenen Versicherern liegen, Zuschüsse uneinheitlich berechnet werden oder Regeln fehlen. Drei Hebel halten den Aufwand klein: ein Kollektivrahmenvertrag bei einem Versicherer statt vieler Einzelverträge, eine digitale Verwaltungsplattform mit fertigen Lohnbuchungssätzen und eine Versorgungsordnung, die Standardfälle vorab regelt. So bleibt die Betriebsrente auch ohne eigene HR-Abteilung im Tagesgeschäft handhabbar.
Bei der Entgeltumwandlung zahlt der Mitarbeiter den Beitrag aus seinem Bruttogehalt, und der Arbeitgeber gibt den Pflichtzuschuss von 15 Prozent dazu — die Initiative und der Hauptbeitrag liegen beim Mitarbeiter. Bei der arbeitgeberfinanzierten bAV trägt der Arbeitgeber den Beitrag vollständig selbst, als zusätzliche Leistung zum Gehalt. Steuerlich nutzen beide Varianten denselben Rahmen nach § 3 Nr. 63 EStG. Der praktische Unterschied liegt in der Wirkung: Die arbeitgeberfinanzierte Variante erreicht alle Mitarbeiter automatisch und entfaltet als Benefit die stärkere Bindungswirkung, kostet den Betrieb aber echtes Geld — während die Entgeltumwandlung nach Sozialabgabenersparnis nahezu kostenneutral ist. Viele KMU kombinieren beides: ein arbeitgeberfinanzierter Sockelbetrag plus Zuschuss auf freiwillige Entgeltumwandlung.
Bringt ein neuer Mitarbeiter einen bestehenden bAV-Vertrag mit, sollten Sie diesen nicht ungeprüft fortführen. Mit der Übernahme als Versicherungsnehmer treten Sie in die arbeitsrechtliche Verantwortung ein — einschließlich der Subsidiärhaftung für die zugesagten Leistungen nach BetrAVG § 1 Absatz 1. Das gilt auch dann, wenn Konditionen, Garantien oder Kostenstrukturen des Altvertrags nicht zu Ihrem Versorgungswerk passen. Prüfen Sie vor der Übernahme drei Punkte: ob der Vertrag zu Ihrer Versorgungsordnung passt, ob der Pflichtzuschuss korrekt berechnet wird und ob stattdessen eine Kapitalübertragung auf Ihren Kollektivrahmenvertrag möglich ist. Eine klare Regelung zur Vertragsübernahme in der Versorgungsordnung verhindert, dass über die Jahre ein unübersichtlicher Vertragsbestand mit vielen Versicherern entsteht.
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