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Welche rechtlichen Rahmenbedingungen Sie bei der bKV beachten müssen, welche Informationspflichten Sie gegenüber Ihren Mitarbeitern haben und welche Regelungen beim Ausscheiden aus dem Unternehmen gelten.
Im Rahmen der betrieblichen Krankenversicherung (bKV) ist die Verarbeitung personenbezogener Daten streng geregelt.
Arbeitgeber müssen bei der Ausgestaltung einer bKV das allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) und den arbeitsrechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatz beachten.
Der Arbeitgeber regelt die bKV entweder in einer Versorgungsordnung oder – besteht ein Betriebsrat – in einer Betriebsvereinbarung.
Abhängig vom Anbieter hat der Mitarbeiter bei Ausscheiden aus dem Beschäftigungsverhältnis verschiedene Möglichkeiten.
Rechtliche Rahmenbedingungen: DSGVO in der bKV, Gleichbehandlungsgrundsatz und arbeitsrechtliche Bedingungen
Die Implementierung einer betrieblichen Krankenversicherung ist an eine Vielzahl von rechtlichen Vorgaben gebunden, die Arbeitgeber umfassend berücksichtigen müssen. Dies betrifft insbesondere den Datenschutz, das Diskriminierungsverbot und arbeitsrechtliche Aspekte bei der Einführung und Beendigung.
Datenschutz (DSGVO) in der bKV
Der Umgang mit personenbezogenen Daten im Rahmen der bKV unterliegt strengen Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG):
Arbeitgeber dürfen die persönlichen Daten der Mitarbeiter nicht automatisch nutzen. Denn die bKV ist kein Muss für den Arbeitsvertrag. Darum braucht der Arbeitgeber zuerst deine Zustimmung oder eine andere klare Rechtsgrundlage, bevor er die Daten der Mitarbeiter verarbeitet. Die primären Optionen hierfür sind entweder eine ausdrückliche und vorab eingeholte, schriftliche und freiwillige Einwilligung der betroffenen Beschäftigten gemäß Artikel 6 Absatz 1 lit. a DSGVO und § 26 Absatz 2 BDSG oder eine Betriebsvereinbarung nach Artikel 88 Absatz 1 DSGVO in Verbindung mit § 26 Absatz 4 BDSG.
Üblicherweise verlangt der Abschluss einer Krankenversicherung die Offenlegung persönlicher Gesundheitsdaten. Da es sich nach DSGVO um Daten der besonderen Kategorie handelt, ergeben sich hohe Anforderungen an den Arbeitgeber, um die Gesundheitsdaten eines Mitarbeiters zu verarbeiten. Bei der bKV entfällt diese Hürde: Hier wird auf eine Gesundheitsprüfung und somit auf die Angabe von Gesundheitsdaten durch den Mitarbeiter verzichtet.
Bei der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern, wie Versicherern oder digitalen Plattformanbietern, die Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten, ist der Abschluss von Auftragsverarbeitungsverträgen (AVV) gemäß Artikel 28 Absatz 3 DSGVO erforderlich.
Mitarbeiter haben umfassende Rechte bezüglich ihrer personenbezogenen Daten, darunter das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch gegen die Verarbeitung und das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO).
Kernbausteine des betrieblichen Gesundheitsmanagements
Rechtsgrundlage (DSGVO)
Beschreibung und Anwendungsfall in der bKV
Bemerkungen
Art. 6 Abs. 1 lit. a
Die Einwilligung der betroffenen Person wird benötigt, da bKV-Datenverarbeitung nicht als „erforderlich“ für das Beschäftigungsverhältnis gilt. Muss freiwillig, informiert und jederzeit widerrufbar sein.
Potenzielle Anfechtbarkeit der Freiwilligkeit im Arbeitsverhältnis.
Art. 88 Abs. 1 i.V.m. § 26 Abs. 4 BDSG
Betriebsvereinbarung: Kann als kollektive Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung dienen.
Betriebsvereinbarung muss selbst DSGVO-Standards erfüllen.
Art. 28 Abs. 3
Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist zwingend erforderlich mit allen externen Dienstleistern (z.B. Versicherern, Plattformen), die personenbezogenen Daten im Auftrag des Arbeitgebers verarbeiten.
Arbeitgeber bleibt Verantwortlicher, muss Dienstleister sorgfältig auswählen und überwachen.
Art. 9 Abs. 2 lit. a
Einwilligung für Gesundheitsdaten: Spezifische Einwilligung notwendig, wenn besondere Kategorien personenbezogener Daten (z.B. Gesundheitsinformationen) verarbeitet werden.
Ergänzt die allgemeine Einwilligung für sensible Daten.
Diskriminierungsverbot (AGG) und Gleichbehandlungsgrundsatz
Bei der Gestaltung einer bKV müssen Arbeitgeber das allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) und den arbeitsrechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatz beachten.
Bietet ein Arbeitgeber die bKV nicht allen Mitarbeitern an, sondern nur bestimmten Gruppen, müssen die Kriterien für diese Gruppenbildung objektiv und nachvollziehbar sein. Beispiele für zulässige objektive Kriterien sind die Betriebszugehörigkeit oder die Art der Tätigkeit. Eine willkürliche Benachteiligung einzelner Mitarbeiter ist unzulässig.
Arbeitsrechtliche Aspekte bei Einführung der bKV
Folgende Punkte müssen in einer arbeitsrechtlichen Regelung klar definiert werden:
Definition des versicherbaren Personenkreises: Der Arbeitgeber muss festlegen, welche Mitarbeiter eine bKV erhalten. Zugang zu dieser Zusatzversicherung haben: sozialversicherungspflichtige und gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer, freiwillige Mitglieder einer gesetzlichen Krankenkasse oder Mitglieder einer privaten Krankenversicherung (für bestimmte Leistungen). Nicht versicherbar sind in der Regel Auszubildende, geringfügig Beschäftigte (450-Euro-Kräfte), Zeitrentner wegen voller Erwerbsminderung, Werkstudenten und Praktikanten.
Arbeitsrechtliche Aspekte bei Beendigung der bKV
Der Entzug einer zugesagten Leistung bedarf einer klaren arbeitsrechtlichen Regelung:
Für die bKV kommen zwei Regelwerke in Frage: die Versorgungsordnung sowie – falls ein Betriebsrat besteht – die verpflichtende Betriebsvereinbarung. Eine Kündigung kann daher entweder gemäß der Betriebsvereinbarung oder der Versorgungsordnung erfolgen.
Die Beendigung des Gruppenvertrags durch den Arbeitgeber oder Versicherer kann aus verschiedenen Gründen erfolgen, beispielsweise bei dauerhafter Unterschreitung der Mindestversichertenanzahl oder im Falle einer Insolvenz des Arbeitgebers. In solchen Fällen haben die Mitarbeiter in der Regel das Recht, die Versicherung auf eigene Kosten als Einzelversicherung fortzuführen.
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Informationspflichten des Arbeitgebers bei der bKV
Gesetzliche Grundlagen der Informationspflichten: Das Nachweisgesetz (NachwG) verpflichtet Arbeitgeber, alle wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich festzuhalten. Ob diese Pflicht zwingend auch die betriebliche Krankenversicherung (bKV) erfasst, ist jedoch nicht eindeutig geklärt. Um jede Unsicherheit auszuschließen, sollte die bKV deshalb in eine Versorgungsordnung oder – bei vorhandenem Betriebsrat – in eine Betriebsvereinbarung aufgenommen werden.
Inhalte der Mitarbeiterinformation: Die Mitarbeiterinformation sollte Details zum Leistungsumfang, der Kosten (wird die bKV vom Arbeitgeber finanziert, entfallen die Kosten für den Arbeitnehmer) und Finanzierungsart sowie Steuer- und Sozialversicherungsaspekte enthalten.
Regelungen bei Ausscheiden: Der Arbeitgeber muss seine Mitarbeiter über ihre Mitnahmemöglichkeiten und die Bedingungen der Fortführung der bKV bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses informieren.
Verwaltungsaufwand der bKV für HR
Wie bei jedem Benefit verursacht auch die bKV einen gewissen Verwaltungsaufwand. Im Vergleich zur betrieblichen Altersversorgung (bAV) ist dieser jedoch deutlich geringer.
Vorteile digitaler Portallösungen für die bKV
Unternehmen gewinnen wertvolle Zeit und Ressourcen, indem administrative Tätigkeiten automatisiert und Prozesse optimiert werden.
Mitarbeiter erhalten einen Zugang zu Informationen, Dokumenten und Services rund um die Uhr. Das erhöht die Transparenz.
Durch die Implementierung von Schnittstellen zu Personal- und Gehaltsabrechnungssystemen können HR-Verantwortliche Daten effizient austauschen und synchronisieren. Dies gewährleistet eine nahtlose Integration der bKV-Verwaltung in bestehende Unternehmensprozesse.
Umgang mit Mitarbeiterkündigungen in der bKV
Je nach Anbieter hat der Arbeitnehmer bei Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis oder bei Renteneintritt folgende Möglichkeiten:
Umwandlung in private Krankenversicherung (Einzelvertragskonditionen): Die Fortführung der bKV nach dem Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis erfolgt in der Regel durch die Umwandlung des Gruppenvertrages in einen Einzelvertrag mit dem jeweiligen Versicherungsunternehmen. Der Mitarbeiter wird dann zum direkten Versicherungsnehmer und trägt die vollen Beiträge selbst.
Besonderheiten bei Renteneintritt oder Insolvenz des Arbeitgebers: Neben der regulären Kündigung des Arbeitsverhältnisses gibt es weitere Szenarien, die den Umgang mit der bKV beeinflussen:
Renteneintritt: Mitarbeiter können ihren Versicherungsschutz bei Renteneintritt fortführen. Sie müssen dann aber die gesamten Beiträge selbst übernehmen.
Insolvenz des Arbeitgebers oder Kündigung des Gruppenvertrags durch den Versicherer: Sollte der Gruppenvertrag aufgrund einer Insolvenz des Arbeitgebers oder wegen dauerhafter Unterschreitung der Mindestversichertenanzahl gekündigt werden, haben die betroffenen Mitarbeiter ebenfalls das Recht, die Versicherung auf eigene Kosten als Einzelversicherung fortzuführen.
Optionen für Mitarbeiter bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Beendigung durch
Mitnahmemöglichkeiten der bKV
Bedingungen
Reguläre Kündigung/Arbeitsplatzwechsel
Fortführungsrecht als Einzelversicherung
Innerhalb von 2 Monaten nach Ausscheiden; ohne erneute Gesundheitsprüfung; Mitarbeiter trägt Beiträge selbst
Renteneintritt
Altersabhängige Individualbeiträge
Der Arbeitgeberanteil in der bKV entfällt; Arbeitnehmer müssen eventuell anfallende Sozialversicherungsbeiträge beachten, diese entfallen jedoch im Ruhestand – dann ist ausschließlich die Versicherungsprämie zu zahlen.
Insolvenz des Arbeitgebers / Kündigung des Gruppenvertrags durch Versicherer
Fortführungsrecht als Einzelversicherung
Ohne erneute Gesundheitsprüfung; Mitarbeiter trägt Beiträge selbst
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