Teilnahmequote steigern: So kommunizieren Sie bAV und bKV erfolgreich
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Maureen Menger7. August 2025
Das Wichtigste in Kürze
- Das Problem einer geringen Teilnahmequote der Beschäftigten an der Entgeltumwandlung oder von passiven Mitgliedern in der betrieblichen Krankenversicherung (bKV) liegt seltener am Benefit selbst.
- Unsere Praxiserfahrung zeigt: Wenn eine betrieblichen Altersvorsorge (bAV) oder bKV nicht funktioniert, liegt das zu 80 Prozent an einer unzureichenden Kommunikation und nur zu 20 Prozent an einer unpassenden Produktauswahl oder einer schlechten Stimmungslage innerhalb des Unternehmens.
- Die Mitarbeiter von einer bKV oder bAV überzeugen gelingt anhand einer strategischen, transparenten und zielgruppengerechten Kommunikation der bAV und bVK.
- Unsere Experten unterstützen Sie unter anderem bei der Modernisierung und Kommunikation Ihrer Benefits.
Teilnahmequote der bAV steigern
Die bAV leidet oft unter einem Imageproblem: zu komplex, zu weit weg, zu abstrakt. Die größte Hürde ist jedoch nicht die Komplexität, sondern das fehlende Problembewusstsein bei den Mitarbeitern.
Die gesetzliche Rente wird für ein Gros nicht reichen, um den gewohnten Lebensstandard im Alter zu sichern. Dieses Defizit ist zwar bekannt, bleibt jedoch emotional abstrakt – zu weit in der Zukunft, um heute spürbar zu sein. Ihre Rolle als Arbeitgeber ist es, diese Versorgungslücke verständlich zu machen und gleichzeitig eine attraktive, leicht umsetzbare bAV-Lösung anzubieten. Nur so wird die betriebliche Altersvorsorge vom vermeintlichen Kosten- und Verwaltungsproblem zum wirkungsvollen Benefit.
Leitfaden für die systematische bAV-Kommunikation
Definieren Sie Ihr strategisches Ziel
Was wollen Sie mit der bAV erreichen? Ihre Ziele bestimmen die Kommunikationsstrategie.
- Soziale Verantwortung: Aktive Unterstützung der Belegschaft bei der Absicherung fürs Alter
- Mitarbeiterbindung & Recruiting: Ein starkes bAV-Modell ist ein entscheidender Vorteil im Wettbewerb um Talente.
- Haftungsvermeidung: Ein sauberes und gut kommuniziertes System schützt Sie vor rechtlichen Risiken.
- Prozessoptimierung: Reduzierung des administrativen Aufwands durch digitale Lösungen
Planen Sie Ihr Budget
Bevor Sie die betriebliche Altersvorsorge einführen, sollten Sie zunächst Ihr finanzielles Spielfeld klar abstecken und festlegen: Entscheiden Sie, ob
- eine reine Entgeltumwandlung mit BRSG-Zuschuss vorgesehen ist,
- die bAV als fester Gehaltsbestandteil ausgestaltet wird, sodass ein Teil des vereinbarten Bruttogehalts automatisch in die Altersvorsorge fließt, oder
- die bAV ein Benefit mit Arbeitgeberleistung sein soll.
Schaffen Sie Problembewusstsein durch Dialog
Wie hoch ist das Wissen über die Altersvorsorge in Ihrer Belegschaft? Pauschale Infomails reichen nicht aus. Gehen Sie in den Dialog.
- Kommunikationswege: Der ideale Weg ist ein hybrides Modell. Kombinieren Sie die persönliche, verständliche und vertrauenswürdige Information über Ihren Lösungsweg mit Beratung durch einen externen bAV-Profi mit effizienten digitalen Tools (Videoberatung, vor-Ort-Beratung, Infovorträge). So stellen Sie Verständnis sicher, sorgen für eine erstklassige Versorgungsquote und halten den Verwaltungsaufwand (zum Beispiel durch Rückfragen und Missverständnisse) sehr gering.
- Formate: Workshops (vor Ort oder digital), persönliche Beratungen, Service-Sprechstunden und anonyme Umfragen helfen, den Wissensstand zu ermitteln und gezielt aufzuklären.
Gestalten Sie eine motivierende Lösung
Ein gutes bAV-Produkt muss moderne Anreize bieten, die Ihre Mitarbeiter verstehen und schätzen:
- Transparenz & Rendite: Moderne Lösungen mit ETF-Investments und hohen Investmentquoten machen den Kapitalaufbau nachvollziehbar und wirksam.
- Flexibilität & Sicherheit: Die Lebensplanung ändert sich. Die bAV muss flexible Beitragsanpassungen und Mitnahmemöglichkeiten bei Jobwechsel bieten, kombiniert mit soliden Sicherungsmechanismen.
- Nachhaltigkeit: Eine „grüne Betriebsrente“, die in ökologisch und sozial verantwortungsvolle Projekte investiert, trifft den Nerv der Zeit und steigert die Identifikation.
Etablieren Sie eine digitale Service-Strecke
Machen Sie es Ihren Mitarbeitern so einfach wie möglich. Ein digitales Mitarbeiterportal mit Self-Service-Funktionen ist heute Standard. Hier können Mitarbeiter jederzeit:
- ihren Vertragsstatus und die Wertentwicklung einsehen,
- Beratungs- oder Support anfordern,
- Beitragsanpassungen erfragen oder
- persönliche Daten wie die Adresse ändern.
Der Erfolgskreislauf der Motivation
Ihre gesamte Kommunikation sollte auf diesen Kreislauf abzielen: Problem verstanden ➔ Lösung erkannt ➔ Handeln motiviert ➔ Positive Assoziation
Wenn Mitarbeiter verstehen, warum die bAV für sie persönlich relevant ist und wie einfach und attraktiv Ihre Lösung funktioniert, werden sie handeln. Diese positive Erfahrung stärkt die Bindung an Ihr Unternehmen.
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Teilnahmequote der bKV steigern
Die Leistungen der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV) nehmen ab, während die Kosten steigen. Die betriebliche Krankenversicherung schließt diese Lücken – aber nur, wenn Ihre Mitarbeiter wissen, wie.
Das Problem: Passive Mitglieder und unbekannte Leistungen
Oft wird eine bKV eingeführt, aber die Mitarbeiter nutzen sie nicht. Die Gründe: Die Leistungen sind zu kompliziert dargestellt, man geht nicht „einfach so“ zum Arzt oder weiß schlicht nicht, was genau versichert ist. Ohne eine durchdachte Kommunikationsstrategie verpufft der Benefit.
Die prozentuale Nutzungsquote hängt stark vom jeweiligen Unternehmen, den gewählten Tarifen und vor allem von der internen Kommunikation ab. Allerdings ist die Nutzungsquote ist direkt an die Kommunikationsstrategie gekoppelt.
Folgende Faktoren beeinflussen die Nutzungsquote maßgeblich:
- Bekanntheit der Leistungen: Mitarbeiter können nur nutzen, was sie kennen. Wenn sie nicht wissen, dass eine professionelle Zahnreinigung, eine neue Brille oder ein Facharzttermin über die bKV abgerechnet werden kann, wird die Leistung nicht in Anspruch genommen.
- Einfachheit des Prozesses: Eine unkomplizierte Abwicklung per App oder Online-Portal erhöht die Nutzung. Hohe bürokratische Hürden schrecken ab.
- Passgenauigkeit der Tarife: Je besser die Versicherungsleistungen (zum Beispiel Budgettarife oder Bausteintarife) zur Struktur und den Bedürfnissen der Belegschaft passen, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit der Nutzung.
- Proaktive Kommunikation: Unternehmen, die ihre Mitarbeiter regelmäßig an die Vorteile erinnern (zum Beispiel vor der Urlaubszeit auf Auslandskrankenschutz hinweisen), erzielen signifikant höhere Nutzungsquoten. So wird aus einem passiven Versicherungsvertrag ein aktiv genutzter und wertgeschätzter Benefit.
- Diskretion: Mitarbeiter könnten befürchten, dass der Arbeitgeber ihre in Anspruch genommenen Leistungen einsehen kann, doch aus Diskretionsgründen erhält er keinerlei Einblick.
Leitfaden zur erfolgreichen bKV-Kommunikation
Analysieren Sie Ihre Belegschaftsstruktur
Einheitslösungen funktionieren selten. Ein Benefit ist nur dann ein Benefit, wenn er zur Lebensrealität der Mitarbeiter passt.
- Wer arbeitet bei Ihnen? Analysieren Sie die Altersstruktur und typische Belastungen (z.B. Bildschirmarbeit, körperliche Arbeit).
- Passgenaue Bausteine: In einem Unternehmen mit hohem Frauenanteil kann ein Budget für gynäkologische Vorsorgeuntersuchungen, die oft private Sonderleistungen sind, extrem wertvoll sein. Für eine Belegschaft mit vielen jungen Familien sind Leistungen für Kinder (z.B. Kieferorthopädie) attraktiv.
Planen Sie Budget und Beratung strategisch:
Eine gute Beratung hilft Ihnen nicht nur bei der Auswahl der passenden Bausteine, sondern auch bei der Budgetplanung, um einen nachhaltigen und finanzierbaren Benefit zu schaffen.
Entwickeln Sie eine nachhaltige Kommunikationsstrategie
Der Eintrag im Intranet reicht nicht aus. Die bKV muss erlebbar gemacht werden.
- Regelmäßige Impulse: Informieren Sie proaktiv über saisonal passende Leistungen (z.B. Reiseimpfungen vor dem Sommer, professionelle Zahnreinigung im Herbst).
- Einfache Anleitungen: Erstellen Sie simple „How-to“-Guides: „Wie reiche ich eine Rechnung ein?“, „Wie buche ich einen Facharzttermin?“.
Ziel ist es, die bKV aus der passiven Ecke zu holen und sie als aktiven Alltagshelfer zu etablieren, der sofortigen Nutzen stiftet.
Ihr Vorteil als Arbeitgeber: Vom Kostenfaktor zum strategischen Instrument
Eine gut kommunizierte bAV und bKV sind weit mehr als nur ein Kostenpunkt. Sie sind ein mächtiges Instrument für:
- Mitarbeiterbindung: Wertgeschätzte Mitarbeiter, die sich umsorgt fühlen, bleiben loyaler.
- Abgrenzung vom Wettbewerb: Ein durchdachtes und gut genutztes Benefit-Modell macht Sie als Arbeitgeber einzigartig und attraktiv.
- Gesteigerte Produktivität: Gesunde und finanziell sorgenfreie Mitarbeiter sind nachweislich motivierter und leistungsfähiger.
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