Entgeltumwandlung: Diese 8 Fakten sollte jede Personalabteilung kennen!

Stephan Seidenfad

Geschäftsführer und Gründer
Experte für die Themengebiete: bAV, Recht & Steuern, kAV, Digitale Lösungen und Absicherung

Der Arbeitnehmer kann vom Arbeitgeber verlangen, dass von seinen künftigen Entgeltansprüchen bis zu 4 vom Hundert der jeweiligen Beitragsbemessungsgrenze in der allgemeinen Rentenversicherung durch Entgeltumwandlung für seine betriebliche Altersversorgung verwendet werden. Die Durchführung des Anspruchs des Arbeitnehmers wird durch Vereinbarung geregelt […].“ 

Laut Paragraf 1a des Betriebsrentengesetzes (BtrAVG) hat jeder Arbeitnehmer seit 2002 einen Rechtsanspruch auf die Entgeltumwandlung. Hierbei nimmt der Arbeitnehmer einen Teil seines Bruttogehalts und lässt diesen Betrag über den Arbeitgeber in die betriebliche Altersversorgung (kurz: bAV) einzahlen. Beide Seiten, die des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers, profitieren gleichermaßen von der staatlichen Förderung, indem durch das verringerte Bruttogehalt beispielsweise weniger Einkommenssteuern (gemäß § 3 Ziff. 63 EStG) und Sozialabgaben (gemäß § 1 Abs. 1 Ziff. 4 + 9 SvEV) anfallen.  

Im Umkehrschluss bedeutet das, dass die Entgeltumwandlung in vielen Unternehmen ein beliebtes Mittel ist, um der Belegschaft eine angemessene Altersversorgung zu ermöglichen. Zwar bieten heute immer mehr Unternehmen ihren Arbeitnehmern einen Benefit über die betriebliche Altersversorgung an, allerdings haben unter anderem das Betriebsrentenstärkungsgesetz (BRSG) und die DSGVO die Thematik komplexer gemacht. Unternehmen müssen die Umsetzung aktiv und mit der nötigen bAV-Administration angehen. Auch, und vor allem, für das HR-Team eines Unternehmens bedeutet das einen entsprechenden Aufwand. Damit die betriebliche Altersversorgung nicht im Papierkrieg endet, gilt es vor allem acht Faktoren zu beachten: 

Die Flexibilität des Beitrags

In der Entgeltumwandlung ist der Beitrag sehr flexibel. Das bedeutet, Arbeitnehmer können entscheiden, wie viel sie einzahlen. Auch Beitragspausen, die sich beispielsweise durch eine längere Krankheit oder die Elternzeit ergeben, sind möglich. Bei der Direktversicherung besteht demnach maximale Flexibilität in den Beiträgen. In der Umsetzung dieses Durchführungsweges einigen sich Arbeitgeber und ihre Arbeitnehmer auf einen Beitrag, den Arbeitnehmer von ihrem Bruttoeinkommen einbehalten lassen. Anschließend investieren Arbeitgeber in eine Direktversicherung. Mit Renteneintritt erhalten die Arbeitnehmer ihre Renten- und/ oder ihre Kapitalleistungen durch den Versicherer. In keinem Durchführungsweg sind die Handhabe, Flexibilität und der rechtliche Rahmen klarer.  

Mitarbeiter Apps und digitale Verwaltungstools in der bAV

Die Entwicklung zeigt, dass bereits vor fünf Jahren zwar Mitarbeiter Apps und digitale Verwaltungstools für die betriebliche Altersversorgung existierten, ihre Funktionalität war dagegen eingeschränkt. Heute können Arbeitgeber ihre bAV-Verwaltung für jeden Durchführungsweg digital gestalten. Die Vorteile: Die betriebliche Altersversorgung ist weder verwaltungslastig noch mit großer Bürokratie verbunden, was eine immense Zeitersparnis für die Personalabteilung bedeutet. Auch Arbeitgeber können über einen digitalen Zugang alle Administrationen im Überblick behalten. Die Digitalisierung der betrieblichen Altersversorgung stellt keine technischen Hürden mehr dar und ist dabei bezahlbar.  

Schlanke Wege für das Unternehmen: Wann sie gefährlich werden

Schlanke Wege werden dann für das Unternehmen gefährlich, wenn Arbeitgeber die Thematik der betrieblichen Altersversorgung besonders entspannt angehen. Das passiert vor allem dann, wenn Arbeitgeber es mit einem Versicherungsunternehmen als direkten Partner zu tun haben. Betrachten wir ein prominentes Beispiel: Die Geschäftsführung eines deutschen Autovermieters gewährte neuen Mitarbeitern den unkomplizierten Zugang zur betrieblichen Altersversorgung. Dafür führten Personaler ein kurzes Aufklärungsgespräch durch, bewältigten den Papierkrieg und meldeten die ermittelten Daten der Versicherung.  

Was das Unternehmen dabei nicht beachtete: Sie erbrachten eine Leistung, die eigentlich zu den Aufgaben eines Beraters gehören. Dieser haftet für seine Dienstleistungen. In unserem Fall zog das Unternehmen die gesamte Haftung auf die Seite des Unternehmens. Das Risiko besteht darin, dass Unternehmen dafür zum einen nicht versichert und zum anderen in der Regel auch nicht qualifiziert sind. Das Beispiel zeigt zwar einen schlanken Weg – insbesondere für den Versicherungsberater –, eine solche Handhabung ist aber für Unternehmen nicht zu empfehlen.  

Das Problem mit der versicherungsvertraglichen Lösung

Im Kündigungsfall des Arbeitnehmers beschränkte sich früher die Haftung auf das, was er angespart hat. Die sogenannte versicherungsvertragliche Lösung für die Berechnung der Höhe der unverfallbaren Anwartschaft eines Beschäftigten, der vorzeitig beim Arbeitgeber ausscheidet (§ 2 Absatz 2 Satz 2 für Direktversicherung, § 2 Absatz 3 Satz 2 für Pensionskassen), nutzen insbesondere viele kleine Betriebe, um die ansonsten erforderliche komplizierte Quotierung der Betriebsrentenanwartschaften zu vermeiden. Die Neuregelung legte schließlich die versicherungsvertragliche Lösung als Standardlösung fest.  

Das bedeutet: Auf ein besonderes arbeitgeberseitiges Verlangen wird künftig verzichtet. Dies ergibt sich aus dem Gesetzesentwurf der Bundesregierung zur Änderung des siebten Gesetzes des vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze (Drucksache 19/19037), der am 07. Mai 2020 vom Bundestag verabschiedet wurde. Für Arbeitgeber ist es empfehlenswert, die Einigung nach Austritt des Arbeitnehmers von diesem unterschreiben zu lassen, um sich weitestgehend abzusichern.  

Der gesetzliche Mindestanspruch für Arbeitnehmer

Der gesetzliche Mindestanspruch für Arbeitnehmer ist einfach formuliert: Erstens hat seit 2002 jeder Arbeitnehmer einen gesetzlichen Anspruch auf betriebliche Altersversorgung durch Entgeltumwandlung. Dieser Anspruch besteht für alle in der gesetzlichen Rentenversicherung pflichtversicherten Arbeitnehmer bis zu einer Höhe von acht Prozent der Beitragsbemessungsgrenze (West) der gesetzlichen Rentenversicherung. Zweitens müssen Arbeitgeber laut Betriebsrentenstärkungsgesetz seit 2018 einen Zuschuss in Höhe von 15 Prozent der eingezahlten bAV-Beiträge ihres Arbeitnehmers leisten, wenn sich dieser für eine Entgeltumwandlung entscheidet. Zumindest gilt dies dann, wenn Arbeitgeber Sozialabgaben sparen.  

Der Anspruch auf die bAV

Mitarbeitende haben ab Jobantritt einen Anspruch auf die Entgeltumwandlung. Gleiches gilt für die Betriebsrentenstärkungsgesetzförderung von 15 Prozent. Fördern Arbeitgeber in besonderem Maße, haben ihre Arbeitnehmer nicht zwingend einen sofortigen Anspruch auf diese Förderung, sondern erst nach einem drei Jahre bestehendem Beschäftigungsverhältnis. Dies ergibt sich dadurch, dass Arbeitgeber mit diesem Benefit eine gewisse Bindung zu ihren Arbeitnehmern schaffen. Das bedeutet, verlassen Arbeitnehmer in den ersten drei Jahren das Unternehmen, ist die Betriebsrente hinfällig.  

So kann sich ein Tarifvertrag auf die Förderung auswirken

In dem Moment, wenn Arbeitnehmer über einen Tarifvertrag verfügen, geht dieser durch die Autonomie der Vertragsparteien, also Gewerkschaft und Arbeitgeber, sogar dem Betriebsrentenrecht vor. Eine Gewerkschaft kann sich mit dem Arbeitgeberverband dafür aussprechen, nicht nach Betriebsrentenstärkungsgesetz zu fördern. Auswirkungen hat das auf die Arbeitnehmer im Unternehmen, für die Arbeitgeber demnach keine Förderung erhalten. Zu empfehlen ist diese Handhabung nicht.   

Neue Arbeitnehmer: Das passiert mit ihren bAV-Verträgen

Wenn neue Arbeitnehmer mit bestehenden bAV-Verträgen ins Unternehmen kommen, ist in der Regel die Personalabteilung am Zug. Ein typischer Fehler, der in den meisten Unternehmen auftritt, ist, dass Unternehmen die Verträge einfach übernehmen. Zu empfehlen ist diese Handhabung aus drei Gründen nicht:  

Der geeignete Weg ist es, den Vertrag vorab zu prüfen und erst danach über eine mögliche Übernahme nachzudenken. Nur so setzen sich Unternehmen keiner erhöhten Haftung aus und schaden ihren Arbeitnehmern nicht. Es kann auch zum umgekehrten Fall kommen: Angenommen ein Arbeitnehmer, der bereits seit 15 Jahren eine Entgeltumwandlung in Anspruch nimmt, wechselt den Arbeitgeber. Er wird wahrscheinlich eine hohe Zinsgarantie in seiner Versicherung haben. Übernimmt der neue Arbeitgeber unter den Bedingungen des eigenen Versorgungswerkes den Vertrag, dann verliert der besagte Arbeitnehmer seinen Zinsanspruch. Er bekommt in der Regel einen neuen Vertrag zu den heutigen Konditionen. 

In diesem Fall hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer aktiv geschadet. Würde dieser Fall vor Gericht kommen, ist es wahrscheinlich, dass die Schuld zulasten des Arbeitgebers fällt. Arbeitgeber fahren bei dieser Problematik gut damit, einen Experten zurate zu ziehen. Mit der passenden Expertise kann er entscheiden, ob er den Vertrag in Ausnahmefällen übernimmt oder der Arbeitnehmer den Vertrag privat weiterführen soll.  

Unser Fazit

Die betriebliche Altersversorgung ist ein geeignetes Mittel, um Arbeitnehmern einen Benefit anzubieten. Gerade, weil die gesetzliche Rente im Alter für einen Großteil unserer Bevölkerung nicht mehr ausreichen wird. Mit der bAV erhalten Arbeitnehmer dagegen mit einem minimalen Aufwand eine Rente. Zudem wirkt sich dieses Versorgungsmodell positiv auf die Mitarbeiterbindung und die langfristige Sicherung des Fachkräfte-Bedarfs aus. Allerdings beherbergt dieses komplexe Themengebiet einige Hürden, die im Zuge des Mindestanspruchs, von Vertragsübernahmen oder der versicherungsvertraglichen Lösung auftreten können. Um böse Überraschungen zu vermeiden und die Personalabteilung, die vorrangig mit der Verwaltung der bAV zu tun hat, zu entlasten, ist eine professionelle Beratung unabdingbar.